السلام علی الحسین (ع)

 

همانا دل با یاد خدا آرام می گیرد. سوره رعد- 27

  عمومی     فناوری اطلاعات     مباحث مرتبط مدیریتی     موضوعات طبقه بندی شده مدیریت  
  شما اینجایید :   صفحه نخست خلاصه كتب مديريت روش های ارائه اثرگذار
روش های ارائه اثرگذار چاپ فرستادن به ایمیل
چهارشنبه, 11 خرداد 1390 ساعت 07:27
روش های ارائه اثرگذار
نویسنده :جین زلازنی

خلاصه كتاب: مترجمان :دکتر ابراهیم گلشن –کورش محمد خراسانی- پی ریزی وارئه یک گزارش اثربخش برای مدیران , اساتید,کارشناسان- ازنکات وفنون مطرح شده دراین کتاب بهره بگیرید تابتوانیدگزارش اثربخشخودرا با خیالی آسوده وبا اعتماد به نفس کامل تهیه کنید.- چکیده کتاب: شاید ملموس ترین و قابل درک ترین تعریفی که از ارایه ی گزارش وجود دارد این باشد که: ارایه ی گزارش تلاشی است برای متقاعد کردن . مثل وقتی که می خواهید بنیان گذاران شرکت را متقاعد کنید که دو واحد شرکت را تعطیل کند و یا می خواهید رییس واحد تجاری را متقاعد کنید که 40 هزینه ها را کاهش دهد. تاکنون ساعت های زیادی روی ان مطالعه تحقیق مصاحبه تحلیل و کار کرده اید تا ان را به صورت پیشنهادی دراوردید. اکنون زمان ان است تا به روش هایی بپردازید که گزارش تان را منحصر به فرد و اثرگذار می کند. نگارنده ی کتاب به بیان مطالبی در زمینه ی تشریح وضعیت زمان ارایه رسانه ی ارایه مشخص کردن پیام نوشتن مقدمه اعتماد به نفس اعتقاد و اشتیاق اهمیت مزاح و سکوت و... پرداخته است.
    پس  از شما خوا سته اند گزا رش ارئه د هید 
     از شما خواسته اند گزارش ارائه کنید .بر جمله از شما خوا سته اند تا کید می کنم. زیرا ما معمو لا برا ی این کار داوطلبا نه پا پیش نمی گذا ریم.-به من نگو یید گزارش بده- صدا یی درسر شما طنین می اندازد که. شماگزارشی ارائه دهید تا شورای شهر را مجاب کنید که در محو طه پشت سا ختمان اداریشان. انبار برای مواد زائد سمی بسا زید.
     آیا واقعا برای انجام چنین تکا لیفی داوطلب می شوید؟ بگذریم.   
    صدایی مرتبان در سر شما می پیچد که- مگه دیوانه شدی؟ این صدا به شما نهیب می زند-چرا با ید خیس عرق بشم؟ زا نوها م بلرزد. دلشوره داشته باشم. برای حرف های  فی البد اهه به زحمت بیفتم. از اشتباه بترسم .یا حتی بد تر. هول ان را داشته باشم که نتونم   به سوا لات پاسخ بدم
    پس از شما خوا سته اند گزارش ارئه کنید.
وباز هم همین صدا نجوا می کند که وقت نداریم. آیا برای کار هایی که روی میزت تلمبار شده . فکری کرده ای ؟ هیچ می دونی چقدر طول می کشد تا طرح گزا رشت را تهیه کنی؟ طرح دا ستا نت را سر و سامان بدی . مطا لب دیداری وجزوات را آماده کنی. باز تمرین وباز تمرین - هیچ می دونی اینها چقدر هز ینه بر می داره؟
چرا می جنگی؟شما از همه کا رهایی که با ید انجا م دهید خبر دارید. در این کتاب ایدهها یی مطرح شده که بینش عمیق و رهنمودهای عملی مو ثری را برای ارائه اثر بخش به شما می دهید.
چرا که با خواندن دستور العمل نمی توان دوچر خه سواری آموخت. تنها راه یاد گیری .سوار دوچر خه شدن و افتادن. سوار شدن وباز هم افتا دن. و بالا خره سوار شدن و راندن است. در این جا هم به همین طریق با ید در ارائه گزارش به موفقیت دست یافت. این کتاب فقط راه را نشان میدهد. پا زدن با - شما- است.    
    محتوای گزارش
فکر کرده اید.شواهد ومستندات را جمع اوری کرده اید. نتا یج به دست امده منطقی هستند. پیشنهادات واقعی بودهاند. وتنها فا صله میان شما وکسب مو فقیت. چگو نگی-ارائه- است. یعنی همان ابزاری که حقایق واندیشه ها را به شنوند گا ن منتقل میکند. هیچ چیز جای اعتماد شما را نسبت به شنا ختی که از مو ضو عات دارید نمی گیرد.
اگر تنها 2 دقیقه وقت دارید. مستقیماً به سراغ بیا نیه حقوق شنوند گان که در ذ یل می آید بروید شا ید لازم با شد هر وقت نا چار به ارائه گزارش شدید  نگاهی به آن بیندازید .      
    بیا نیه حقوق شنو ند گان
    دراینجا من یک شنونده هستم.
    آیا به عنوان یک شنونده حقی دارم.
    -در باره اهداف
1-حق دا نستن انچه شما می خواهید من در نتیجه ارائه گزا رش انجام دهم یا به آن بیندیشم.
2-حق داشتن دلیلی برای درگیر شدن من با مو ضوع.
3-حق ارزش قائل شدن برای وقتی که برای تو جه به گزا رش صرف می کنم.
    در باره احترام
1-حق داشتن سهم در محتوای نظری و مشا رکت در حا صل کار.
2-حق بر خور داری از فرصت اندیشیدن به جای در فشار قرار گرفتن برای اخذ یک تصمیم فوری و عجو لانه.
3-حق سخن گفتن با من. با در نظر گرفتن احترام به تجربه. شعور. و دانش من.
4-حق صدا قت در مواردی که شما پا سخی برا ی سوا لات من ندارید.
5-حق رای- که به ندرت مورد استفاده قرار می گیرد- برای گام پیش یا پس نهادن در مواردی که ارائه گزارش چندان قانع  کننده نیست.
    حق رساندن
1-حق امکان شنیدن صدا از انتهای سا لن.
2-حق جذ ب گزارش بدون اشفتگی که در اثر حر کا ت بدنی عجیب و غریب ایجاد می شود.
3-حق دیدن چهره ارائه کننده و نه پشت سر او. به این امید که ضمن نگاه کردن به صفحه نمایش . پیا م وی از میان شنو ند گان بگذردو به شما برسد.
    فصل اول
تشریح وضعیت
1-چرا داریم این گزارش را ارائه می دهیم.
2-چرا من اینجا هستم.
3-که چه شود.
4- این کار چقدر طول می کشد.
5- چرا این جزوه را فقط به من نمی دهید.
قابل درک ترین تعریفی که برای ارائه گزارش شنید ه ام - یک سخنرا نی- یک آمو زش- یا یک گفت وگو
-ارائه گزارش. تلا شی است برای متقا عد کردن.
از خود بپر سید.چه چیزی گزارش مرا منحصر به فرد می کند.
چه چیزی این گزارش را از آنچه هفته پیش ارائه داده ام و انچه هفته  بعد ارائه خوا هم داد متفاوت می کند.
چرا این گزارش را ارائه می کنم.
می خواهم چه کسی- کسا نی را متقا عد کنم.
برای ارائه چقدر وقت دارم.
بهترین ابزار رسا نه ای برای ارائه چیست.
5 مورد از کارها یی که ما یل به انجام انها  هستید را نا م ببرید. تردید دارم که ایستادن در جلوی حضا ر و ارائه گزا رش  کار شنا سی جزو آنها با شد.
بدون تعا رف شر کت کنند گا ن در ارائه شما. بیش از خودتان از شرکت در این بر نا مه نفرت دارند. آنها هر کاری می کنند تا در ارائه شما حضور  نداشته با شند. دروغ می گو یند- عذر خوا هی می کنند- بها نه می اورند- وهر گاه که احسا س کنند نمی توانند بیشتر در جلسه بما نند و ان را تحمل کنند- شیپوری را به صدا در می اورند وبه همکارانشان می گو یند که 10 دقیقه آمده اند تا خود شان را نشا ن بد هند و بروند.
اگر آنها هم مثل من با شند. به ارائه گزارش بسیار بسیار کمتر از کارها یی ما نند -خو ش و بش با دو ستان- بازی تنیس- دو چر خه سواری- پر سه زدن در فرو شگا ه ها و کتا بفروشی ها- ویا پیا م کو تا ه فر ستا دن - بها می دهند. از شما می خواهم برای کسا نی که در سا لن حضور دارند دلا یل رو شن و قا نع کنند ه ای بیا ورید. بطوری که احساس کنند وجودشان ضروری و بخشی جدا یی نا پذیر از این ارائه است.
فراموش نکنید که شما به تا یید شدن کار تو سط انها نیاز دارید وبدون آنها  نمی توا نید گا می به پیش بردارید. شما با ید برای هر کاری که می کنید موا فقت این افراد را جلب کنید.
اینها چیز ها یی هستند که هدف شما را تشکیل می دهند. آنها می خوا هند شرکت کنند گان در نتیجه این ارائه به آن بیند یشیندویاانجام دهند را بنو یسید.
    بر خی  نکات مهمی که باید در انجام این کار در نظر بگیر ید.
1-بیان هدف در یک جمله...در صورتی که برای بیان هدف به بیش از یک جمله نیاز داشتید .نشان می دهدهدف برایتان روشن نیست .احتما ل بهم ریختن ارائه شما میان اهداف مختلف زیاد است.
2-مطمئن باشید که هدف شما واقع بینا نه است.. تصمیم گیر ند گان برای قانع شدن به بیش از یک ارائه نیاز دار ند.
زمانی من با دو کار آفرین کار می کردم که قرار بود به اتفاق گزارشی را برای با نکداری سرما یه گذار ارائه دهند. از هر دو نفر خوا ستم هدف گزارش خود را بنو یسد.  اولی نو شت.من می خواهم انها را مجذ وب کنم. گفتم. آسان ترین کار این است که بلیطی برای داغ ترین نما یش شهر برا یشان بفر ستید. این کار  انها را مجذ وب می کند.دو می گفت- من می خواهم انها در ایده من سر ما یه گذاری کنند.
3-مطمئن شوید که هدف به عمل  می انجا مد...در پا یان جلسه از شنو ندگان و حا ضر ین  بشنو ید که متشکریم. حا لا فهمیدیم شما در چه مرحله ای از کار هستید. را ضی خوا هید شد. از آنها بخوا هید کا ری انجام دهند  و یا شما را برای پیش بردن کار تا مر حله بعد حما یت کنند به هر حال ارائه تا حدودی مو جب انتقال اطلا عات و درک یک مو ضو ع می شود اما شما با ید رو شن کنید که می خوا هید شنو نده با اطلا عا ت و درک ایجاد شده چه کار کند.
اهدافی که خوب تشر یح شده با شند.بسیارارز شمند ند زیرا..
1-به شما کمک می کنند در یابید آیا وا قعا لازم است گزارش دهید.... خوب در مورد اهداف خود فکر کنید وبا یک گفت و گو ی تلفنی به هدف خود  بر سید. اگر می توا نید با نو شتن یک یا دداشت مختصر کار راپیش ببرید.گزارش ارائه ندهید .آیا بهتر ین راه دست یا بی به هدف این است که همه شنو ند گان هم زمان به مطلب گوش فرا دهند و به سو الا تشان پا سخ دهید و یا با ید به آنها فرصت تبا دل نظر بد هید. خلا صه آن که هدف تعریف شده وروشن به ما کمک می کند به را هبرد ارتبا طی خود بیند یشیم.
2-به شما کمک می کنند تو جه  شنو ند گا ن را متمر کز کنید....اهداف مشخص- وا ضح-و تعریف شده تو جه حضا ر را به ارائه گزارش جلب  می کنند و با عث می شو ند .
3-به شما اجازه می دهند تفکر خود را ازآنچه من از شنو ند گان می خوا هم که ببینند و بشنوند. به آنچه که لازم است انها برای رسیدن به هدف ببینند و بشنوند.تغییر دهید. اهداف شما حا مل چه پیا م و معنا یی برای حضار خوا هند بود. نه این که خودتان چه  برداشتی از آنها دار ید.که منجر به پا سخ مثبت به در خوا ست شما خواهد شد.
4-دست یا بی به اهداف تنها معیاری است که شما برای ارائه گزارش خود در نظر دارید. در صو رتی که اهداف خود را به رو شنی بیان نکر ده با شید.مشخص نمی شود که آیا ارائه شما ارزش این همه تلا ش را دا شته  است یا خیر. این که دیگر ان به شما بگو یند سخنران بزر گی هستید یا گزارش دیداری با شکو هی دار ید بسیار  عا لی است. اما تو جیه زمان و تلا شی که صرف ارائه شده  کاری است بس دشوا ر.طرح ریزی ارائه یک گزارش بدون تعیین هدف مانند شکل دادن یک پله  بدون قا لب است  به آسا نی به هم می ریزد و به ند رت به کار می آید .
طرح ریزی یک ارائه بدون در نظر داشتن شنو ند گان. مانند نوشتن یک نا مه  عاشقا نه و ارسا ل ان به هر کسی است که آن را در یا فت می کند.هیچ چیز بد تر از یک شنو ند ه لال نیست. اگرآنها  نمی فهمند. به این دلیل است که شما نتوا نسته اید ار تبا ط برقرار کنید.من شنو ند گانم را تحلیل نمی کنم. من افراد را در میا ن شنو ند گا نم تحلیل می کنم.به این تو جه نکن که چه چیز ها یی گفته ای .تنها چیزی که ارزش محا سبه دارد چیز ها یی است که انها شنیده اند.
بد یهی است شما نیز با این عقیده موا فقید که صحبت کردن با گرو هی از با نکداران در خصوص مو ضو عی مانند تا ثیر فن آوری در صنعت با نکداری. کا ملاً متفا وت از ان چیزی است که با دانش آموزان یک کلاس ابتدایی در میان می گذار ید. شما با مدیران عا لی رتبه درباره اثر بخشی کار کنان فروش در مقایسه با سا یر فروشند گان به نحوی  متفا وت حرف می زنید. بنا بر این. یکی از مهم ترین گام ها در تعیین  وضعیت. تجز یه و تحلیل شنو ند گان یا حضار است.
تجز یه و تحلیل شنو ند گان چیز ی بیش از شنا سا یی آنها است. البته  شما با ید از نام و عنوان افراد  با خبر با شید. همچنین. با ید بدا نید چه تعداد ی درجلسه شر کت خوا هند کرد. حدس بز نیدآنها پیام شما را چگو نه در یا فت وادراک می کنند. شما با این کار می توا نید وا کنش افراد نسبت به پیا م خود را پیش بینی کنید.
    تصمیم گیر ند ه کیست.
در میان شنو ند گا ن افرادی هستند که اطلا عا ت زیادی از مو ضو ع دا رند و عده ای هم هیچ چیز را جع به ان نمی دانند. بر خی مستقیم تحت تا ثیر پیا م شما قرار می گیر ند و بر خی غیر مستقیم. اگر ارائه خود را طوری طرا حی کنید که نیاز تما می افراد را بر آورده کند. به احتما ل زیا د باشد. احتما لا نمی توا نید به خوا سته همه کسا نی که به پشتیبا نی آنها نیا ز دا رید به خو بی پا سخ دهید. دو باره بر هدف خود متمر کز شو ید و خو ب  به آن فکر کنید. بلکه منظور این است که تو جه و تکیه خود را بر چیز ها یی متمر کز کنید که تصمیم گیر ند گا ن و می شنو ند. بد ین ترتیب هدف شما تو سط آنها تا ئید خواهد شد.
    شنو ند گا ن تا چه حد با مو ضوع آشنا هستند.
هرگز هوش و شعور شنو ند گان را د ست کم نگیر ید ویا در میزان شنا خت آنها از مو ضوع غلو نکنید.
دو راه برای رسیدن به این شنا خت وجود دارد.
الف-ارسال اطلا عات  پیشینه ای وزمینه ای قبل از ارائه.
ب-بحث وگفت وگو در زمان ارائه پیرامون مو ضو عا تی که برای این افراد نا آشنا است.
میزان علا قه مندی انها چقدر است.
به این مو ضوع فکر کنید که شما روز ها .هفته ها. وشاید شب ها ی ز یادی نخوا بیده اید تا این ارائه جمع و جور شود. اما آنها به همین اندازه برای آن تلا ش کر ده اند. اگر پا سخ مثبت  است. به شما تبر یک میگو ییم.
شما  می توا نید یک راست بروید سر اصل مطلب. اگر پا سخ منفی است. شما با ید بتوانید علا قه آنها را با جر قه ای برا نگیز ید وهر چه  سر یع تر ذهن آنها را متو جه  سالن کنید  وبکو شید ذهن انها را از اطلا عاتی که هر لحظه ممکن است از طر یق ایمیل-پیام صو تی- وغیره به دستشان بر سد دور کنید.
چرا اگرشنو ند گان به پیشنهاد شما پا سخ مثبت می دهند وا قعا ًدنبا ل چه چیزی هستند و چه چیزی را وا قعا ًاز دست می دهند.
در باره آن صحبت و نظر او را جلب کرد.
-اگر ایده ای که شما می خوا هید با قا نع کردن حضار پیا ده کنید ایده خو بی است. پس چرا تا کنون انجام نشده است وچرا آنها به این ایده پا سخ منفی می دهند-
مردم عا قل در موا جهه با حقا یق و رخداد های وا قعی تصمیمات عا قلا نه می گیر ند. این انسان های عا قل نیز گا هی او قات تصمیماتی قلبی می گیر ند که لزوما بر منطق واستدلال های ذهنی استوار نیست.
    برخی از ارائه ها
1- در ارائه گزارش ما لی.
2-در ارائه دیداری.
3- در ارائه کیفری.
4- در ارائه عا طفی
افرادی  که از نظرروا نی آماده پذ یرش پیشنها دات و ایجاد تغییر هستند اگر انها این آمادگی را نداشتند. باید دو باره در مورد پیشنهادات خود به دقت بیندیشد. شا ید لازم با شد برای پیشبرد گام به گام طرح و ایده خود  مجمو عه ای از گزارشات را در کنار هم طراحی کنید. یا ابتدا ایده خود را از طریق بر قراری جلسات متعد د غیر رسمی با تصمیم گیران پیگیری. وپس از تعیین حو زه های قابل توافق، قطعیت نا ئل شدن به نتا یج را به طور مستدل تثبیت کنی.
روزی یکی از همکاران پیش من امد واز من خوا ست گزا رشی که برای ارائه به اعضا ی هیئت مدیره آماده  کرده بود را بررسی کنم. پس از 15دقیقه گزارش متو جه شدم با منطق و استد لال که او دارد متقا عد کردن تصمیم گیران بسیار دشوار خواهد بود. به او گفتم. ادامه بده. اما او زود تر از حد انتظا ر به ارائه گزارش خاتمه داده  وبا قد م ها یی سر یع تر از معمول شروع به ترک اتا ق رد. در وا قع. رفتن او مانند فرار کردن بود. انگار چیزی را برداشته ودر می رود.
رو سای شر کت در حضور مدیر  کل و اعضاء هیئت مدیره سر خود را به علا مت تا یید تکان می دهند. اما وقتی به قسمت های خود باز می گردند. حاضر نمی شو ند از قدرت خود صرف نظر کنند. من و ما یک  در باره این که چگو نه می توان با این نگرش و طرز تلقی  برخورد کرد با یکد یگر بحث و تبا د ل نظر کر دیم. در نها یت او قانع شد که در ار تباط  خود تجدید نظر کند. او به منا طق مختلف رفت و با تک تک مدیران محلی آنجا مذاکره کرد. در ماه بعد پیشنها داتش را به شکلی مو فقیت آمیز به اعضا ی هیئت مدیره ارائه دهد.
طرز تلقی آنها چه خوا هد بود. آیا نظرات آنها موافق پیشنهادات شما است یا مخا لف آنها.
اگردر  دنیای تجارت در پی کسب محبو بیت هستید .با ید گزارش ارائه دهید حقیقت این است که شما در ارائه های خود نصیحت را در قا لب پیشنهاد در اورده اید وبرای دشمن کردن دیگران هیچ را هی بهتر از نصیحت کردن وجود ندارد.روزی کا رمند کنترل کننده در خرو جی فروشگاهی از پشت پیشخوان به من گفت. روز خوبی داشته با شید. و من زیر لب غرغر کنان گفتم، نمی خواهد به من بگو ییی چه بکنم.در حقیقت ممکن است پیشنهادات شما عمو میت ندا شته باشد. به این معنی نیست که شنونده دشمن است ویا موضع خصما نه ای دارد.
من هرگز نقش دندانپزشک خود را بازی نکرده ام. او مر تبا به من تو صیه می کند بعد از غذا دندان ها یم را مسواک بز نم وانها را خلال کنم. نصیحت او چیزی نیست که  من در انتظار شنیدنش هستم. هر چند که می دانم هزینه مراقبت نکردن از دندان هایم چقدر با لاست. اما توصیه او را بجا می دانم وهراز گا هی می بینم که دارم خلا ل می کنم.
    شنو ند گان مطلب مورد نظر را چگو نه می گیر ند؟
مشکل بتوان برداشت ها، سلیقه ها، یا ابها مات شخصی حضار،مانند.میلی به دیدن اسلا ید ندارم، یااز رنگ قهوه ای متنفرم را پیش بینی کردچند راه دارید:
1- با دقت نظر مو ضوع را با همکارنی که پیش تر در برابر این افراد قرار گر فته اند چک کنید.
2-این که قبل از ارائه .مو ضوع را با برخی از حضار در میان بگذارید.
3-موضوع را به صورت خصو صی با شنوند گانی که به تصمیم گیرندگان نز دیک ترند مطرح کنید. با این اقدامات ممکن است بتوا نید نحوه عمل شنو ند گان را پیش بینی کنید.
برای ارائه چقدر زمان دارید.
مطمئن با شید اولین سوالی که هنگا م ورود به سا لن برای حضا ر پیش می آید این است که ( این ارائه چقدر طول می کشد؟)
اغلب او قات انتخاب با شما نیست وشخص دیگری زما ن ارائه را تعیین وبه شما دیکته می کند. اگر حر فی برای گفتن دارید. بدانید که هر چه کو تاه تر با شد  بهتر است. اگر نتوا نستید پیا م خود را ظرف مدت یک سا عت به مخا طب منتقل کنید. مطمئن با شید که دو سا عت هم تا ثیر ی به حال شما نخواهد داشت.
در نظر داشته باشید که ارتبا ط مستقیمی میان طو ل زمان ارائه و میزان بسته شدن پلک حضا ر وجود دارد.
به عنوان کسی که بار ها بارها در جلسا ت ارائه نشسته است. به شما اطمینا ن می دهم که اگر یک ارائه قبل از برنا مه زما ن بندی شده به اتما م بر سد هیچ شکا یتی از سوی حضا ر به دنبا ل نخوا هد داشت. اما اگر بیشتر از ان طول بکشد. شکا یت می کنند. اگر از من برای  ارائه دعوت شود.معمو لا زمان  بیشتری در خوا ست می کنم. اما گزارش خود را چند لحظه قبل از زمان  اتمام می بند م. بدین ترتیب. شنوند گان احسا س میکنند چیزی دستگیر شان شده است. آنها این وضعیت را دوست دارند. فرض من بر این است که صر ف نظر از این که چقدر زمان دارم و یا چند سئوال در یا فت کرده ام. مسئو لیت ختم جلسه با من است. بنا بر این. ارائه را خا تمه می دهم. حتی اگر به قیمت حذف بر خی از مو ضو عا ت تما م شود.
نکا ت کلید ی ذیل به شما نشا ن می دهند که اگر ز ما ن تعیین شده برای ارائه .فرصت دست یا بی به بر خی اهداف را به شما ند هد  چه اقدا ما تی بلید انجا م دهید :
1-کمتر بلند پر وا زی کنید. اما واقع بین وهدف گرا با شید. نوع دیگری از ارائه را طر ح ریز ی کنید و یا بقیه بر نا مه را به جلسه بعد مو کو ل کنید.
2-دو روزقبل از ارائه یک نو شته مقد ماتی حاوی اطلا عا ت او‌لیه و مورد  نیاز برای شنو ند گان تهیه کنید وآن برای افراد بفر ستید. در طول ارائه به این  نوشته رجو ع کنید و رئوس آن را به صورت خلا صه برای افراد ی که ممکن است آن را نخوانده با شند. مطرح کنید. مجددا بر  خلا صه تا کید می کنم.
3-اجا زه دهید شنو ند گان بدا نند اطلا عا ت دیگر ی در یا دداشت وجود دار ند که در پا یان ارائه مطرح خواهد شد( اگر چنین چیزی هم وجود داشت. یادداشت ها را در شروع ارائه تو زیع نکنید: خطر این کار در این است که شما تو جه شنو نده را از انچه دارید ارائه می دهید منحر ف خوا هید کرد).
4-برای شرح جزئیا ت یا اطلا عا ت زمینه ای(تصا ویر پشتیبا ن) تهیه کنید تا اگر شنو نده ای نیاز به تو ضیحا ت بیشتر داشت به آنها مراجعه واطلا عا ت لازم را کسب کند.
5-بخش ها و تصا ویر ی که قصد دارید نما یش دهید را اولو یت بندی کنید. شماره 1 را به آنهایی اختصا ص دهید که با ید ارائه شو ند و شماره 2 را به آنهایی که قا بل حذ ف هستند.
6-با شنو ند گا ن یک قرار جدید بگذار ید.( برای کسا نی که می توا نند بما نند تا زما نی که سئوالی داشته با شند وقت خوا هم داشت)حتی اگر مشکل زمان هم وجود نداشته باشد. محدود کردن جزئیا ت چندان نا منا سب نخواهد بود.
یکی از دوستا ن. تو جه ما را به نما یش علا ئم بیماری (APK)(آسیب اضطراب دانش)جلب کرده بود. بعد از 40 دقیقه انتظا ر. خطو ط نمودار هاآرام آرام ما نند رشته ها ی ما کا رو نی جلوه گر شد ند و نها یتا نمودار های دایره ای مطرح شده به صورت چشم اندازها یی از بیا با ن مجسم شدند.
اصولا ما می توا نیم از آما دگی و شروع به مو قع ارائه خوداطمینا ن حاصل کنیم. اما اگر شنوند گان به مو قع نر سیدند یا آما دگی شروع ندا شتند. آن وقت چه کنیم.
ارائه راسر سا عت مقرر شروع کنید. تنها در صور تی که شنو ند گا ن در حال نشستن هستند. شا ید لازم با شد 3 تا  5  دقیقه صبر کنید اما نه بیشتر؛ زیرا در اینصورت شما مدیون کسا نی خوا هید شد که به مو قع وطبق بر نا مه حاضر شده اند.
نباید اجازه دهید کسا نی که سر وقت آمده اند. علی رغم مقام، رتبه وجا یگاه تاوان  کسا نی را پس بد هند که دیر آمده اند. اما اگر کسی که دیر کرده یکی از تصمیم گیر ند گان با شد. چه رخ خواهد داد؟آان وقت چه با ید کرد؟
بازهم سر وقت شروع کنید و خلا صه ای از مطا لب مطرح شده قبلی را بازگو کنید. بعضی از حضار از تأ خیر در شروع آزرده خاطر می شو ند. آنها برای شروع به مو قع اهمییت وارزش زیادی قا ئلند.
    از چه رسا نه ای با ید استفاده کرد؟
من معتقد م که رسا نه ایده ال:رسا نه ای است جها ن شمو ل در دسترس وقابل استفاده برای هر نوع سا لن یا محل ارائه که به سا د گی قابل بر پا کردن با شد وقابل تعمییروملزو مات دیدار ی از قبیل رنگ، نور، تما یز تضاد رنگ هاو....و قا بل خواندن برای هر تعداد شر کت کننده با شد.(خوابش را ببینی- زلاز نی !)
از آنجا که هیچ رسا نه ای تما می این ویز گیها را ندارد. دراین جا به انها یی اشاره می کنیم که در  شرایط مختلف قا بل دسترس هستند وهر یک نقاط قوت وضعف خود را دارند.
    لپ دیداری ها
علت انتخا ب این نا م ان است که هر یک از شنو ند گان  قبل از شروع جلسه یا در آغاز نسخه ای ا ز مطا لب را در یافت می کند  بهترین کار برد این نوع از رسا نه ها برقراری تعا مل میان اعضا است.
یکی از مزا یای استفاده از لپ دیداری ها این است که تما می اعضا احسا س می کنند می توانند به صورت برابر در بحث شر کت کنند. آنها می توانند مستقیماً روی تصا ویر مطلب بنو یسند.
اما یکی از ایراداتی که به این روش وارد است این است که حضار می توانند صفحا ت بعدی که هنوز در مورد آنها بحث نشده را بخوانند و سئوا لا تی بپر سند.
    سه پا یه ها یا تخته سفیدها ی الکترو نیکی 
با استفاده از این وسیله در نشست ها ی تعا ملی می توان با ثبت اندیشه ها و  آرا به حضار احساس مشارکت بخشید. این رسا نه به بحث و گفت وگو حا لتی خودجوش میدهد ومی تواند بسیار انرزی  بخش با شد.
برای استفاده بهینه از این رسا نه با ید خوش خط با شید ودر عین حا ل .سرعت نو شتن شما تند با شد تا زما ن زیادی پشت  به حضار نا یستید.
به دلیل مزا یا ی فوق برای گروه ها یی حداکثر تا 15 نفر عضو تو صیه می شود. برای افرادی بیش از این تعداد. استفاده از .  پروزکتور ها پیشنهاد می شود.
    طلق های شفاف اورهد یا ترنس پرنسی ها
بهترین وسیله برای گروهای حداکثرچهار نفره محسوب می شود اما از کاربرد آنها برای بیش از این تعداد مطمئن نیستم البته من شخصاً برای گروههای 700نفری هم از این وسیله استفاده کردم اما به شما پیشنهاد میکنم برای جمع بیش از 40 نفر این وسیله را به کاربرنبرد.
من به این رسانه علا قه خا صی دارم . چرا که می توانم آسا ن تر از هر رسا نه دیگر ی تر تیب قرار گرفتن تصا ویر را تغییر دهم. طلق ها را حذف ویا اضا فه کنم . و روی یک طلق سفید اندیشه ها ی خود جوش وفی البدا هه بنو یسم. البته با ید به میزان روشن ماندن لا مپ های سا لن نیز توجه کرد.همان طور که می دا نید  ا نعطا ف پذ یری در بیشتر مو قعیت ها ی تعا ملی در  دنیا ی تجا رت از اهمیت بسزا یی بر خوردار است.چرا که در حا ل حا ضر استفاده از آن در تما می مرا کز آمو زشی،سا لن ها وشرکت هامر سوم ومتداول است. همچنین. کپی گر فتن از طلق ها نیز بسیار ساده و ارزان است.
    اسلا ید ها ی35 میلیمتری
برای گروه ها یی با بیش از 40 نفر بهتر ین وسیله است. معمو لا برای استفاده از این ا سلا ید ها کنار تریبو ن مجهز به میکروفن می ایستند وصحبت می کنند. برای گروه های 20 تا50نفره شما می توا نید هم از اسلا یدها ی 35 میلیمتری و هم از ترنس پر نسی  استفاده کنید.
اسلا ید هابر خلا ف پروز کتور های اورهد-به شما امکان می دهند با دستگاه کنترل از راه دور از یک تصویر به تصو یر دیگر برو ید.و شمانا گز یر با ید طبق تر تیبی که تصا ویر در این رسا نه قرار گر فته اند پیش برو ید. سا لن هم با ید تا حدودی تا ریک باشد تا تصا ویر غیر وا ضح نشوند. ارائه با اسلا ید 35 میلیمتری برای سخنرانی ها یی منا سب است که شما تعا مل اند کی با حضار دارید.
امروزه تکنولو زی کا مپیو تر پروز کتور ها ی L S D سیستم ها ی چند رسا نه ای و...جا ی تما می رسا نه ها ی فوق را گر فته اند. البته با نامیدن این روش به عنوان یک رسا نه موافق نیستم. برخی ان را روش آنلا ین(online).  برخی دیگر رسا نه نو ین. و برخی ان را کا مپیو تر محور می نا مند. اما من آن را روش آ نسکر ین(onscreen) می نا مم وزمانی که حر کت، صدا وفیلم وید ئو یی نیز به آن اضا فه شود. چند رسا نه ای ( (MU ITimediaنامید ه می شود.
اکنون به شرح مبا نی ارائه به روش انسکر ین می پردازیم
1-اضا فه کردن حر کت  شما می توا نید با جلو و عقب بردن تصا ویر. با لا و پا یین آوردن آنها. و یا محو کردن اشکا ل یا مو ضو عا ت به تصا ویر خود حرکت وجهت بدهید. به عنوان مثال.حرکت کالا ها را در یک فرا یند تو لید: و جهت جر یان مسئو لیت ها را در یک نمو دار سازمانی به نما یش در آورید.
2- اضافه کردن عکس ها و تصا ویربا استفاده از یک دور بین د یجیتا لی می توانید از تصو یر مورد نظر عکس بگیر ید. وارد کا مپیو تر کنید. وآن را هر طور که می خواهید تغییر دهید و اصلا ح کنید.
3- اضافه کردن صدا.به منظور واقعیت بخشید ن به تصا ویر در حا ل نمایش. می توا نید صدا ها ی مختلفی را به تصا ویر اضا فه کنید. از صدای بوق ماشین وزنگ تلفن گرفته تا صدای یک فرد یا موسیقی روح بخش که مو جب افزا یش وا قعیت و جذابیت تصا ویر می شود.
4- اضا فه کردن ویدئو-افزودن بریده ای از یک فیلم در خصو ص تصویری که در حال تشر یح آن هستید.
5- اضافه کردن ارتبا طا ت، برقراری ارتبا ط کا لا با منبع تو لید از طریق آدرس آن در  اینتر نت ((URL
که با کلیک می توان به اطلا عات دقیقی دست یا فت.
اینها مجمو عه تکنیک ها یی هستند که می توانند به مو فقیت شما در ارائه گزارش کمک ها ی بسیار ارزشمند ی کنند. البته شما نیز با ید به دقت نقاط قوت و ضعف آنها را شنا سا یی کنید.
مهمترین مزیت منحصر  به فرد روش ارائه انسکرین این است که به شما امکان می دهد در خلال ارائه تصا ویر یا در فاصله بین نشست ها- استراحت ها- ویا هنگام رفتن از یک جلسه به جلسه دیگر تغییرات مورد نظر را اعما ل کنید وبد ین ترتیب با داستان همیشگی( چی می شد ا گه) کمتر مواجه شوید.
می توانید از شنو نده ای که موافق پیشنهادات است ارائه را شروع کنید و کسا نی که ممکن است مخا لف باشند را به انتها گزارش مو کو ل کنید.بدیهی است تر کیب فیلم- صدا- حرکت و جلوه ها ی ویزه تاثیر بسزایی در ماند گاری مطا لب دارند.اما باید از نار سایی ها ومشکلا ت این تکنیک نیز اگاه بود.این تجهیزا ت چندان آسان ورا حت جور نمی شو ند. به عنوان مثا ل - وصل کردن پروز کتور اورهد مستلزم وجود یک سیستم خرو جی مجزا به یک پریز برق است.
اتصال لپ تا پ به پروزکتور(LCD )و منبع تغذ یه. به کار اندا ختن آن در تر تیبی خاص.وانتقال تصا ویراز لپ تا پ به پروز کتور چندان هم ساده نیست و صبوری زیا دی  می طلبد. این مسا ئل مو جب شده است که ارائه کنند گان نسبت به پذیرش استفاده از تکنو لوزی جدید تما یل چندانی از خود نشان ند هند.
اگر این تکنیک ها به خو بی وبا مها رت مورد استفاده قرار نگیر ند تمامی تلاش ها ی ما برای برقراری تعا مل وارتبا طات مهم کاری دچار اختلا ل و محدو دیت خوا هد شد.
    ده فر مان برای استفاده از رسا نه ها
خلق تصا ویر
1-تصا ویر را بسیار  ساده طرا حی کنید.                                                                             
2-اطمینا ن داشته باشید که افرادی که فا صله زیادی با پرده نما یش دارند نیز می توانند مطا لب را بخوانند.
3-از رنگ ها به صورت هدفمند استفاده کنید نه فقط برای زرق وبرق و ظاهر سازی.
4-از جلوه های ویزه (ما نند انیمیشن) حدا قل استفاده را بکنید واجازه دهید خود محتوا و پیا م گزارش برای ارتباط وتعا مل به کار گرفته شود.
5-برای مطا لب و گزارش خود یک  پا یان منطقی و مستدل در نظر بگیر ید.
    ارائه
6-پیش از اجرا تمر ین کنید. تمرین کنید. وباز هم تمرین کنید. تمرین و تسلط بر مطا لب هنگام اجرا خیلی دیر است.
اگر واقعا به مطا لب اشراف داشته با شید و پیش از ارائه بتوانید سوالا ت حضار را پیش بینی کنید. با آرا مش بیشتری آنها را ارائه خواهید کرد.
7- قبل از شروع ارائه در محل حضور یا بید وبا کار کنان فنی از نز دیک همکاری و هما هنگی داشته با شید. باید بدانید که در صورت بروز مشکل هنگام ارائه. با ید با چه کسی تماس بگیرید.
8- برای تصا ویر. جایگزین وپشتیبا ن داشته با شید. در صورت بروز مشکل یا اتفا قات نا خواسته. به ندرت می توان محل ارائه را ترک کرد وبرنا مه ها یا تصا ویر جایگزین را آورد.
9- هنگام انتقا ل ها ی طو لا نی. مانند زمانی که به سئوا لا ت حضار پا سخ می دهید یا وقتی وارد بحث می شو ید با ید از پرده سفید استفاده کنید.
10-در اغلب موارد با ید حداقل به 7 فرمان از10 فرمان فوق عمل کنید.
فصل دوم:*****
    طراحی ارائه
ابتدا شرح می دهم چرا و چگونه پیام خود را تشر یح کنید
سپس خط دا ستان مقد مه وپایان کار را طراحی  کنید.
پیام خود را مشخص کنید.
سکوت در سالن حکمفرما ست.و شما 30 ثا نیه در ذهن خود مشغول بدو بیراه گفتن هستید.
آیا می شود یک ارائه 4 ساعته را در 30 ثا نیه انجام داد؟ در این 30 ثانیه چه می خواهید بگویید؟
این پیا م شما است.
چیزی که نتوان در 30 ثا نیه خلا صه کرد را در یک دقیقه هم نمی توان. آگهی های با زر گا نی را به خاطربیاورید.
پیا م خود را به گو نه ای آماده و مهیا کنید که بتوانید در اذها ن مسلح به سپر ها ی چند لا یه وبسیار محکم مخا طبا ن نفو ذ کنید.(( غرشی با یدت از روی خشم))
شما به پیا می نیاز دارید که مانند سرخط ها ی یک روزنامه عمل کند. عبار تی که نشا نگر خواست شما با شد و شما را به خواندن بیشتر وادار کند.
در ارائه یک گزارش کار شنا سی. پیا م با ید از گستر دگی کا فی بر خوردار با شد تا شنو نده را به سمت جزئیا ت مو ضوع بکشا ند.
مانند(( خوب که چی؟)) و((خوب بعد ش چی؟)) می تواند در یک ارائه یک دقیقه ای به کلا م شما انسجا م و وحدت بخشد.  من معتقدم اگر از روش پرسش وپا سخ استفاده کنم وبقیه زمان را به پرسش و پا سخ اختصاص دهیم. کار خود را زود تر تما م کرده ایم و هیچ یک از شنو ند گان نیز شکا یتی نخوا هند داشت.
    هنر تنظیم خط دا ستا ن
می خواهم مشا هدات و تجا رب خود را در مورد شیوه جا یا بی رأی نتیجه گیری با شما در میان  بگذارم. باید در مورد پروژهای خود گزارشی ارائه کنیم. تجر به به من می گوید بهترین شیوه. شروع کردن ارائه از پیشنها دات است.
یعنی دقیقا همان پیا می که نوشته اید و بقیه زمان را به تو ضیح این مو ضوع بپردازید که چرا تصور می کنید این می توا ند بهتر ین پا سخی با شد که برای حل مسئله وجود دارد.
اگر پارا گراف اول را به دوم وسوم متصل کنید. می توانید ببینید چگو نه به خط ضربه نها یی منجر می شوند. این نوعی رویداد شماری است که در آن رویداد ها اتفاق می افتند.
    نو شتن مقد مه
آخر ین سفری که باهواپیما داشته اید را در نظر مجسم کنید. در اولین دقایق پرواز. زما نی که سر مهما ندار هوا پیما شما را در جریان نکا ت ایمنی پرواز قرار می دهد. چه کاری انجا م می دهید؟ اگر شما هم مثل من با شید. به خواب می روید. گوش ها یتا ن را می بندید. ذهن خود را تعطیل می کنید. ومشغو ل چرت زدن می شوید.
این چیزی است که در بسیار از ارائه ها اتفا ق می افتد: مقد مه مرا خواب می کند!
اکنون تصور کنید که چه اتفا قی رخ می دهد اگر سر مهما ندار به نا چار اعلا م کند:
خانم ها و اقا یا ن اگر از پنجره به بیرون هوا پیما نگا ه کنید. متو جه می شو ید که مو تور شماره 4 اتش گرفته است!
شما بلا فا صله تمام حواس خود را جمع می کنید وبه احتما ل زیا د بلا فا صله مسا فری که می خوا هد برای پا سخ به سوا لات شما دخا لت کند را سا کت می کنید. این همان کا ری است که یک مقد مه با ید انجا م دهد. مقد مه با ید طو ری با شد که زیر صند لی شنو ند گان آتش روشن کند. شوق ما ندن در محل را در آنها بیدار نما ید.وحس سبقت جستن در پیگیری مو ضو عات را درآنها زنده نگه دارد.
من در ذهن شما روشن اتش روشن کردن را ایجاد می کنم و هما نند  محتوا.  از فرمول((PIP
-در فارسی معا دل - م .ا. پ- که به ترتیب عبارت است از مقصود. اهمیت. و پیش نما یش - استفاده می کنم)
مقصود:(امروز قصد دارم ابعاد مختلف چند پیشنها د عملی را ارائه دهم که از طریق آنها شما می توانید بر عصبا نیتی که در نتیجه گزارش در شما پدید می اید غلبه کنید.)
- اهمیت:(از همه چیز مهم تر است. )ما نند پیشنهاد به هیئت مدیره
-پیش نما یش:( من در این گزارش گام های لازم برای طراحی.بر نا مه ریزی وارائه هر نوع گزارش را مورد بحث قرار میدهم.)
به همین دلیل هدف من این است که به شما نشان دهم چگو نه می توا نیم از گا م ها یی صحبت کنیم که ما را در غلبه بر عصبا نیت یاری کنند.
    باید مطمئن شوید سا ختار مقدمه طوری است که می توا ند تو جه آنها را به آنچه شما در صدد ارائه هستید جلب کند.
    پا یان کار را طراحی کنید.وا قعا چه چیزی می توا ند سریع تر از کلمات لبخند را بر لب شنو ندگان بیاورد؟ به طور کلی. حتی اگر ارائه شما روشن، جالب وسا ختار یا فته با شد. تنها قدر دانی حضار را به دنبال خوا هد داشت
با ید بتوا نید توجه آنها را به مو ضو عا ت پا یا نی جلب کنید. پیشنهادات من برای یک پا یا ن اثر بخش به شرح زیر است:
1- نکا ت اصلی را خلا صه کنید.
2- بار دیگر پیشنهاد را به طور واضح بیان کنید.
3-بر نا مه اجرایی خود را مطرح کنید.
4-به دنبا ل کسب موا فقت و تعهد شنو ند گا ن با شید. تکان دادن سر یا استفاده از عبارا تی ما نند(( می فهمم)) را با ((موافقم )) اشتباه نگیر ید. جسور و صریح با شید وواضح ومشخص صحبت کنید.
5-مو ضوع را جمع بندی و گا م ها ی بعدی را تعیین کنید. اگر یکی از حضار در خصوص مو ضو عی از شما اطلا عا ت بیشتری خوا ست. آنها را در پا یان تکرار کنید تا افراد اطمینا ن پیدا کنند که شما به خو بی به آنها گو ش داده اید. درمورد نشست ها یا ارائه ها ی بعدی نیز با آنها به توا فق بر سید.
به خا طر داشته با شید که یک ارائه لزوما با آخرین کلمات بیان شده خا تمه نمی یا بد.ارائه اغلب رویدادی است شا مل مجمو عه رویدادها یی که بین شما و شنو ند گا ن رابطه برقرار می کند. بنا بر این.پا یان ارائه با ید حا کی از امید به انجا م کا رها ی مشتر ک درآینده با شد.
    دیدار یها را بسا زید.
آگهی های با زر گا نی که هدف آنها متقا عد کردن شما در مورد اهمیت تصا ویر ومو ضو عا تی است . این اگهی ها می توانند با استفاده از تصا ویر رابطه ای برقرار کنند که اطلا عا ت مورد نظر سریع تر و روشنتر از کلما ت وجداول منتقل شوند.
    طرح ریزی نمودارها با رویکرد ذن:تبدیل داده ها به نمودار ها.
از شما سوال مپر سم.(ایا می دا نید  چگو نه نمودارها را طراحی کنید؟)
چه شما امتحا ن کرده باشید چه نکرده با شید. من معتقدم شما حتما می دا نید. واگر شما امتحا ن کر ده اید وفکر می کنید که نمی توا نید. به معنی آن نیست که شما نمی توانید. بلکه بدین معنی است که  (شما فکر می کنید نمی توا نید).
به اعتقا د من. این مو ضوع. بیشتر از جنس(  جرأت است تا مها رت)
تنها اولین( اندیشه) ارزش دارد و شما مجاز نیستید ذهنیت خود را تغییر دهید.
    موضوع مهم اعتماد کردن به خود است
    طراحی متون دیداری
روش ارائه از طریق نو شتن صفحه به صفحه متن. کار کسا نی است که اعتماد به نفس کمی دارند ویا بیشتر نگران جزوه هستند تا ارائه.
    ضعف ها ی عمده در سا زما ن
با ید از طریق تغییرا ت اسا سی در رده بندی مسئو لیت های سازما نی مورد باز بینی واصلا ح  قرار گیرد.
1-مرجع واحدی برای ریا ست سا زمان وجود ندارد2-برای فعا لیت ها ی اصلی ومحوری ویا منا طق مختلف جغرا فیا یی سازما ن خطو ط اختیا رات و مسئو لیت ها به رو شنی تعر یف نشده است.
3- بین بخش تو لید و ستا د نو عی تضا د وا قعی وجود دارد.
4- کم تو جهی به میزان استقلا لی که با ید به هر یک از منا طق اعطا شود.
اگر شما کلما ت را درست هما ن طور که در متن دیداری ظا هر می شو ند قرأئت کنید. طو لی نخواهد کشید که شنو ند گا ن احسا س می کنند به شعورآنها تو هین کرده اید. چرا که چیزی را برای آنها می خوانید که خودشان به وضوح  می توانند آن را بخوانند.
راه دیگر بیان  (مفهوم عبارات) است. اما مشکل عبارت پردازی هم این است که تعداد کمی از افراد می توانند هم زمان با گوش کردن به تو ضیحات. جملا ت را هم بخوانند.
گا هی اوقات نسخه ای از متون دیداری دراختیا ر حضار قرار می گیرد وفرصتی به آنها داده می شود که سا کت بما نند وآن را بخوانند.
این روش در بعضی موا قع کار ساز است. اما طو لا نی شدن سکوت در سالن تا را حت کننده وملا ل آور است.
این مشکلا ت بدا ن معنی نیست که هر گز نمی توا نید از متون دیدار ی استفاده کنید.بلکه متن های دیداری زما نی بیشترین اثر بخشی راخواهند داشت.
    می توان یک ارائه دیداری به روش زیر خلا صه و تهیه کرد
1-برجسته کردن آنچه قرار است در ارائه مطرح شود.
2-حذف جملا ت معترضه واضافی از قبیل (ما نند) و....
3-ویرایش جملا ت از هشت به پنج کلمه. از پنج به چهار کلمه.و....
-فرا یند نو آوری4 مرحله نو اوری در یک ارائه.
1-خلق چشم انداز.
2-ایجاد بینش.
3-تبیین او لو یت ها.
4- اجرای موفق.
اصل مهم برای (قا بل دیدن بو دن ) متون دیداری.(خوا نا بودن)آنها است. کلمات روی پرده بایدطوری با شد که حضار از هما ن جا که نشسته اند بتوا نند به را حتی مشا هد کنند.
البته 5تا10 در صد خوانا یی پرده به میزان رو شنا یی پروژکتور. تضاد با تا ریکی ایجاد شده میان پروژکتور ونور سالن فا صله پروژکتور با پرده. وتوانا یی پروژکتور در ایجاد تصا ویرروشن وخوانا بستگی دارد.
    سا ختن برد داستان.
یکی از زیبا ترین ابزارها ی کار با سا ختار و طرا حی ارائه. بسته ها ی نرم افزاری گرا فیکی است که امروزه می توان برای طراحی برد داستان از آنها استفاده کرد.
به کمک برد داستا ن می توان جزء به جزء خطو ط و جر یا نا ت مر تبط به هم در یک ارائه را تعیین و ارتبا ط هر نمودار با نمودار ها ی بعدی را مشخص کرد.
شیوه  خلا صه  کردن  مو ضوع  به تر تتب زیر است:
1-پیش نو یسی از رئوس مطا لب ارائه تهیه کنید.
2-با پیروی از رئوس مطا لب. مشخص کنید چه زما نی به دیداری نیاز دارید و این دیداری ها با ید از چه نوع با شند.مثلا. ممکن است برای معرفی سا ختار ارائه خود بخواهید یک دیداری متنی ایجاد کنید.
3-دیداری ها را تهیه کنید .آنچه که می خواهید هنگام نما یش یک دیداری بیا ن کنید(شا مل هدف از طراحی این دیداری ویا نقش و اهمیت ان در کل دا ستان)
4-جر یا ن کار را کنترل کنید. توالی منطقی نمو دار ها را بررسی کنید و ببینید در کجا ها برا ی بیان یک نکته پیچیده به تعداد کا فی نمودار تر سیم نکرده اید. همچنین. نقا ط انتقا ل از یک دیداری به دیداری دیگر را نیز تعیین کنید.
5- رسانه ها را از قلم نیندازید واز کار برد تصا ویر متحرک در ارائه کار پا یا نی خود غا فل نشوید.
6-زما نی که متقا عد شدید تعداد دیداری ها و ترتیب آنها به بهترین شکل صورت گرفته آماده ارائه است. . . مجدداً از ابتدا تما می دیداری ها و تو ضیحا تی که در پا یین انها اورده اید را باز نگری کنید..
. فصل سوم:
    ارائه گزارش
-اعتماد به نفس. اعتقاد و اشتیا ق.-قا بلیت ها و صلا حیت ها یی هستند که به محض بلند شدن شما برای ارائه گزارش. حاضران در شما جستجو می کنند.
این ویز گی ها نشان  دهنده میزان حرفه ای بودن سخنرا ن است وبه حضار امکان می دهد بر پیا م مورد نظر شما تمر کز کنند.ودر طول داستا ن وارائه دیدار ی ها مشارکت داشته با شند.
درطول بیش از30 سال به این نتیجه رسیده ام که فلسفه زندگی بیشتر بازرگانان این است که نابرده رنج گنج میسر نمی شودوبراین باورم که هیچ راهی خالی از رنج نیست سعی میکنم از عذاب انتقاد نیز دوری کنم وترجیح می دهم به جای تلاش رای کشف ناشناخته هاورفع نقاط ضعف خود به انجام کارههایی بپردازم که درانجامش موفق هستم ومی توانم از آنها درس بگیرم.
هنگام ارئه گزارش کاری نیز درمی یابم که از مطالعه سخرانان موفق بیشتر می آموزم منظورم کسانی که بدون هیچ رنج وتلاشی کارخود را ارئه میدهند.
روش عملکرد سخنرا نا ن خوب وتوانا را مطالعه کنید تا دریا بید که چه چیزی با عث می شود انها نسبت به سا یرین برجسته تر جلوه کنند.
به نظر من می توا ن ان را در یک کلمه خلا صه کرد (اعتماد به نفس) این افراد مطمئن هستند که می تونند از پس هر موقیعتی برآیندومتوجه میشوید .
اعتماد به نفس انها  نشا ت   گرفته از دانا یی و تسلط بر تما می جوانب گزارش است.                           
نشانه های اعتماد به نفس
هدف اصلی در ارئه  دست یابی به موفقیت است فرایند موفقیت را مرور میکنیم   
ارائه موفق


ارائه دهندگان خوب:1- درک روشنی از هدف خود دارندبدین معنی که میدانند چرا گزارش ارائه میدهند وپس از طرح موضوع چه انتظاری از حضار دارندواطمینان دارند حاظران کاری میکنند که هدف مورد نظر ارائه تحقق یابد.
2- ارائه دهندگان خوب کسانی هستندکه تکالیفشان را به خوبی انجام داده اندودرمورد تک تک حاظران هرچه را که لازم است از قبل میدانندشنوندگان ومخاطبان خود را می شناسندواز چشمان تک تک افراد درمیابند چه سوالی در ذهنشان نقس بسته وقبل از اینکه کسی برای پرسیدن سوال دست بلند کند نسبت به پاسخ لازم اقدام میکنند.
3-آنها موضوعی را که می خواهند ارئه کنند راکاملاً لمس کرده اند وبه هیچ وجه نگران این نیستند که سوالات حاضران وکشاندن بحث به حاشیه ترتیب ومسیر داستان را تغییر دهد آمادگی دارند وبرهر تردیدی درمورد اطلاعات یا حقایق مورد استناد غلبه می کنند.
4-آنها باخودشان راحت هستند براعضای بدن حلات سرودست وصدای خود کنترل دارند وبه راحتی با تجهیزات وتصاویر دیداری کار میکنند با شوخی ها سوالات واحساسات لحظه ای به خوبی کنار می آینداگر سوالی را نداند هراس به خود راه نمی دهند وگر سهوا دچار اشتباه شوندکاملا عادی وبدون دستپاچگی از کنار آن می گذرند.
روشنتر بگویم اگر شما نسبت به ارائه خود اعتماد واطمینان خاطر  ندارید انتظار نداشته باشید که شنوندگان این احساس را داشته باشندوپیشنهادات موجود در ارائه را زیر سوال خواهند برد.
بهتر است قبل ازهرچیز با مدیر خود درراه گزارش واحساستان نسبت به آن مشورت کنید
اگر روش سخن گفتن شما ملال آور باشد ملالت ورنجش خاطر آنها را باز پس خواهید گرفت پس به شنودگان شور وشوق عرضه کنید تا آنها نیز شور واشتیاق را به شما برگردانند.
اعتماد به نفس. اعتقاد و اشتیا ق عناصری هستند که درتعامل با یکدیگر تصویری حرفهای وتوانمند ازشما نزد حضار پدید می آورند
منظور این فصل همین بود :اشاره به تمرین قبل از اجرا , تنظیم وامکانات ووسایل وتجهیزات , برخورداری از مهارتهای ارئه,کار با تصاویر دیداری کمکی, آمادگی برای پاسخ به سوالات ,بذله گویی ,وقدر سکوت را دانستن
    تمرین : درجسجوی نارسایی ها
زمانی که تصور میکنم درمقابل شنودگان ایستادم همواره صدایی درذهن خودم می شنوم که گویی به بلندی صدای خودم هستند:بعضی عباتنداز:مضطربم نمی توانم کار راادامه دهم.
آنها از من خوششان نمی آید.
آیا مرا با آغوش باز خواهند پذیرفت؟آنها می خواهند بدانند من چه چیزهایی نمی دانم.
آنها به دنبال این هستند که ازمن نقطه ضعف بگیرند.
آنها دنبال این هستند که راهي برای مخالفت بیابند
آنها مرا دستپاچه ونگران خواهند دید.
باید نشان دهم که چقدرزحمت کشیدهام تا آنها را تحت تاثیر قرار دهم مجبورم هزینه هارا توجیه کنم.
شمانیز صداهایی که خوتان هنگام ارائه می شنوید به موارد بالا اضافه کنید.
درمقابل حاضران چه احساسی به شما دست می دهد؟میترسید؟چه چیزی باعث ترس شما میشود؟ازاشتباه یا دستپاچه شدن یا ازاین بیم دارد که خودتان را گول بزنید؟
کریشنا مورتی عاف هندی چه زیبا حق کلام را ادا میکند ومیگوید: زمانی که عواطف ما جریحه دار می شودچه چیزی آسیب دیده است؟
جریحه دارشدن عواطف با دردهای جسمانی مانند کشیدن دندان قابل مقایسه نیست این درد بقدری ناراحت کننده است که ما بارها دندان کشیدن را ترجیح می دهیم مطمئنا این ترس برای بسیاری ازماودر بسیاری از اوقات تلخ است مانند لحظاتی که در روزهای نخست کاری آن را تجربه کرده ایم.
مثال :سوال دانش آموز کلاس درمورداعداد زوج وفرد
به احتمال بسيار زياد بزرگترين تغيير من اين است كه ديگر از اشتباه كردن نمي ترسم وازاين كه بگويم اشتباه كرده ام هيچ واهمه اي ندارم ما از اشتباهات خود درس مي گيريم واين درسها به ما مي آموزد در آينده چه بايد كرد.
وقتي اشتباه را ميپذيرم از كسي كه آن رابه من گوشزد كرده تشكر مي كنم به وي احساس محبت ودوستي دست ميدهد وفكر مي كنددر موفقيت ارائه من سهيم است.
بدين ترتيب به كمكم مي ايد تا اشكالي را كه گرفته را برطرف كنم .در طول ارائه مشاركت بيشتري از خود نشان مي دهد اين حس در طبيعت بشر نهفته است.
همه افرا حق دارند مطابق با شان انساني با آنها رفتار شودتوصيه من به سخران ها اين است كه بكوشند جلوي حضار مي ايستنددر حد كمال باشند زيرا آنها در ذهن خود از شما تصوير يك سخران  ماهر وكامل ساخته اند.
    عجب چه تصويري؟
يك سخران هرگز كلمه اي را ازقلم نمي اندازد خودش را نمي بازدروان  ساده وكامل سخن ميگويد براي هر سوالي يك پاسخ ارزشمند درچنته دارد.
اما واقعييت اين است كه چنين سخراني پيدا نمي شود
********
گاهی اوقات خودمان هم نسبت به شیوه کار خود دچار تردید می شویم وآن را دوست نداریم بنا براین سعی می کنیم کسی باشیم که نتیستیم یعنی یک سخران کامل وبی عیبب ونقص اگر بخواهیم کسی باشیم که نیستیم هرگز روی آرامش را نخواهیم دید .تنها زمانی راحت خواهیم بودکه خودمان باشیم با همه کاستی ها وضعف هایمان همین.
واقعییت این است که من وشما جایزالخطا هستیم. در بیان وخطابه خود خطا می کنیم. پاسخ های نادرست می دهیم در نشان دادن تصاویر وترتیب آنها دچار اشتباه می شویم و...
ما باید به این تشخیص برسیم که حاضران درجلسه اهمیت زیادی برای این چیزها قائل نیستند حتی در صورت مهم بودن  گاه زودتر از ما اتفاقات را فراموش میکنند پس بهتر است به راحتی کار خود را ارئه دهیم این بدان معنی نیست که از تلاش برای یک ارائه با کیفیت دست بکشیم وبه تمرین بی توجه باشیم تمرین بسیار حائز اهمیت است وحکم میکند که بیشتر بیندیشیم و تا حد امکان به ارائه خود جنبه حرفه ای بدهیم. وقتی به شان ومنزلت مخا طبان اهمیت رسیدن به اهداف وزمان وهزینه ای که برای ارائه صرف کرده ایم بیندیشیم دیگر نمی توانیم به سادگی تمرین را فراموش کنیم وارائه خام وناقص عرضه کنیم.ودلیل تراشی برا ی تمرین نکردن قابل توئجیه نیست.به عنوان مثال گفتن جملاتی مانند اینکه وقت کافی نداشتم یا نمی خواهم با تمرین زیاد اعتمادبه نفسم را از دست بدهم قدری مبالغه آمیز خواهد بود.قبل از آن که طنین آه وتأسف شما ووحضار دیوارهای اتاق کنفرانس را به لرزه در آورد قبل از اینکه خیلی دیر شود تدبیری بیندیشیم و...با تمرین مناسب از این اه وافسو س جلوگیری کنم.
    وزن خود را روی هر دو پا و دست ها را با لا تر از کمر قرار دهید
بسیار ی از سخنرا نا ن هنگا م صحبت به حا لا ت بدن و دست وپا ی خود تو جه ندارند.
گما ن می کنم عنوان با لا بیا نگر تما می حر فی با شد که در این با ره می توا ن گفت. اگر شما وزن خود را به طور مساوی روی هر دو پا بیندازید . دیگر کج وراست وعقب و جلو نخوا هید شد.  اگر در این حا لت با شید ظا هر تا ن حا لتی طبیعی به خود می گیرد و گفته ها ی شما با صلا بت جلوه می کند. می تئا نید از حا لا ت مختلف خود تصویر برداری کنید ووضعیت دلخواه خود را بیا بید.
اولين تمرين خودتان را انجام دهيد دراتاقي كه شبيه اتاق ارائه است بايستيد وتمرين ايستادن براي ارائه را تكرار كنيدهدف اين تمرين دست يابي به آرامش وراحتي در بيان مطالب وكا ربا وسايل است درمورد مطالبي كه قرار است براي هر تصوير بيان كنيد عميق تر بينديشيدياداشتهاي انتقالي هر تصوير را از نظر بگذرانيدوزمانبندي ارائه را بازنگري وكنترل كنيدبهتر است از يك ضبط صوت استفاده كنيد تا بتوانيد لحن صدا را متناسب با مطلب تعيين كنيد وببينيد آيا مطلبي نياز به بازبيني دارد يا خير؟
دومين تمرين ارائه آزمايش براي 3يا 4 نفر از همكاران كه آشنايي بيشتري يا شرايط وموقعيت ارائه دارنديا كساني كه اطلاعات زيادي در مورد اهداف ارائه ندارنداز هريك بخواهيد به جنبه هاي خاصي از ارائه توجه كنديكي روي سازگاري محتوا تحليل ها وساختارمتمركز شود ديگري به وضوح روشني وغلطهاي چاپي نفر سوم مهارتهاي ارائه شمارا زير نظر بگيردنفرچهارم ازديديك تصميم گيرنده ارائه شما را تماشا كند.
اين تمرين فرصتي براي پيش بيني سوالات احتمالي كه ممكن است حضار بپرسند را پيش بيني واز قبل پاسخ هاي روشن براي انها در نظر بگيريد .بعلاوه مي توانيدازتمرين فيلمبرداي كنيد تا بتوانيد رفتار خود را از ديد يك بيننده مورد توجه قرار دهيدوازدو زاويه مختلف توجه كنيد:الف)پس از ديدن تصاوير ويدئو را خاموش كنيد وبه نحوه بيان آنها انتخاب كلمات،تن صدا،تلفظ،لحن ،سرعت ،حالات بدن،حركات سرودست،و....توجه كنيد.چه زماني متوجه ميشويد تمرينات كافي است؟ زماني كه احساس كنيد ارائه شما توام با اعتماد به نفس، اعتقاد،واشتياقي درخور شان ومقام آن موقعيت است.
    ياداشتي براي تمرين كنندگان
وقي از شما درخواست ميكنم در تمرين من شركت كنيدانتظار ندارم كاري كنيد كه اعتماد من خدشه دار شودمن  به اندازه كافي تحت فشار هستم بنابراين از شما مي خواهم:
حساس باشيد قبل ازاينكه بامنفي بافي اعتماد مرا تضيف كنيدبه من فرصت گرم شدن وتسط بر ارائه را بدهيدقبل از اينكه بگوييد چه چيزي را بد انجام دادم نكات مثبت را يادآور شويددر بيان جملات دقت كنيد.
سازنده باشيدوقتي موضوع يا انتقادي را درميان مي گذاريد راه حل پيشنهاد كنيدبه من كمك كنيد بدانم براي حل مسائلي كه شما مطرح كرده ايد چه كاري مي توانم انجام دهم.
هد ف گرا باشدپيشنهاد خود را به موضوعاتي اختصاص دهيد كه رفتار، نحوه بيان وارائه من ممكن است برنحوه درك آنها اثر بگذارد.
واقع گرا باشيدپيشنهاد تغيير مثل خوردن چيپس است وقتي يكي را خوردي تا آخر پيش خواهي رفت.به من كمك كنيدفقط روي تغييراتي متمركز شوم كه در اين فرصت اندك امكان پذير باشد.
    راه اندازي وسايل وامكانت مورد نياز واستفاده آنها براي ارائه
با توجه به تجاب به شما پيشنهاد ميكنم حداقل 40 دقيقه قبل در محل حاضر باشيد تا در مورد عملكر دصحيحي از وسايل وامكانات اطمينان خاطر پيدا كنيد اكر يكي از وسايل كار نكند اعتماد به نفس شما كه با تلاش زياد  به دست آورده ايد متزلزل مي شودهرچه وسايل پيچيده تر باشند امكان بروز مشكل بيشتر خواهد شد.
    برخي از علائم بروز اشكال وشيوه بر طرف كردن آنها
مشكل تابلوي برق كه براي تنظيم نور وپرده استفاده مي شودحتي اگر بتوانيد درابتدا آن را پيدا كنيددر مورد دما سالن چه ميكنيد؟براي پرده كركرهاي پنجره چطور؟
روشن من تابلو برق را شناسايي وكليدها را تست تا مطمئن شوم سالم است درمورد وسايل گرمايي، تهويه، هواي سالن،نورخورشيد و...كه حواس حاضران را پرت ميكند.
مشكل رامتوجه شده ام چيدمان ميزها اغلب بدون نظم است.
تغيير از شكل uبه شكلvبطوريكه سرهيچ يك از افراد  مانع ديد ديگري نشودوصندلي هاي اضافي را برمي دارم تا باعث بهم ريختگي سالن نشود.وافراد به راحتي در جاي خود بشينند.
مشكل ميكروفن ثابت روي ميز سخران از اين رو شما محدوديت حركت داريد.
روش من درخواست ميكرفون سينه اويز يا ميكروفن بي سيم بدين ترتيب اسير ميز سخراني نمي شوم.
احتياط هنگام خوش وبش با حضار وهنگام دستشويي رفتن هنگام استراحت خاموش باشد.
    پروژكتورچه كاركردي دارد؟
پيام آخر: درمورد نكات فوق تفويض اختيار نكنيد *زوتر از حضار وارد اتاق شويد * مراقب باشيد اين وسايل بي جان اختيار شما را در دست نگيرند.*در خودتان تغيير ايجادكنيد.
    به كار گيري مهارتهاي ارائه
تنفس، تنفس
براي غلبه برتنشهاي عصبي احتمالي هنگام ارائه گزارش در حضور افراد تمركز روي تنفس آخرين توصيه من مي باشدقبل ازشروع ارائه ابتدا چند لحظه تامل كنيد تمام سالن را يك بار از نظر بگذرانيدسپس يك دو نفس عميق بكشيدهر زمان احساس كرديد به كمي آرامش نياز داريد نفس عميق بكشيد.
تماس چشمي بر قرار كنيد
تماس چشمي در ابتدا ودر سراسر ارائه مهارت بسيار مهم يك سخران مي باشدنشان دهنده توانايي، تسلط، وموفقيت شما نزد افراد است وموجب تقويت ارتباطات شما با شركت كنندگان خواهد شد.تماس چشمي نوع يدست دادن روحي ومعنوي است كه باعث مي شود افراد حاضر درجلسه احساس مشاركت وتعهد كنندكه گويي با تك تك آنها در حال كفتگو هستيدمنظور تماس با چشم است نه خيره شدن خيره شدن كاري غير مودبانه وخطرناك است.
وقتي حضارگروه بزرگي را تشكيل ميدهند آنهارا به 4 بخش تقسيم كنيد اين افراد بهتر است افرادي كه لبخند بر لب دارند باشند نه افرادي كه اخمو هستند يا خميازه ميكشند وبه نوبت با اين افراد تماس چشمي برقرار كنيدوهرچند لحظه به فرد ديگري در بخش ديگر واصلا خيره نشويددر سالنهاي بزرگ وقتي شما به يك نفرنگاه مي كنيد تمام افراد اطرف احساس ميكنند با آنها تماس چشمي داريد.
عادي وطبيعي صحبت كنيد
بسياري از ما هرچيزي را كه مي خواهيم بگوييم مي نويسيم امابيان نوشتاري با بيان گفتاري متفاوت است.
راحت باشيد مانند محاوره هاي عادي از مخفف ها ضرب المثل هاواصطلاحات استفاده كنيدومطمئن شويد نوشتهاي شما عين صحبت شماست.مطمئن شويد نكته اي از قلم نيداخته ايدمي توانيدهر از گاهي نگاهي به يادداشتها بيندازيداماوابسته بودن به ياداشتها به طوري كه به نظربرسدبجاي صحبت با حضار با ياداشتها خود صحبت مي كنيد كار درستي نيست هنگام نگاه كردن به يادداشتها لحظهاي سكوت وبعد از ان كه متوجه شديد چه مي خواهيد بگوييدسر را بالا بياوريد به حضار نگاهي بيندازيد ومطلب خود را بيان كنيد.
صحبت كردن با دست نوشته اي كه122 خط داشته باشد 1دقيقه و20ثانيه طول ميكشد بنابراين نسخه خودرا با سايز مناسب ومرتب تايپ كنيد تا زمان پايين بودن سر وخواندن ياداشتها به حداقل برسد.جملات مهم وموكد را با خطكشيدن در زير وازه مايل نوشتن و...مشخص كنيد.در يادشتهاي خود جايي كه بايد بحث متوقف شودرا مشخص كنيدبا * يا --
    از كل رديف هاي اوايي استفاده كنيد
نمي خواهم از جيغ وفرياد دفاع كنم امام بايد از تمامي رديف هاي آوايي خود استفاده كرد. صداي شما براي بيان نكات مهم بايد كمي بلندتر وبا صلابت تر باشد تا تأكيد بر اهميت اين نكات را نشان دهد براي بيان نكات كم اهميت تر صداي خود را نرم وملايم تر كنيدتا نشان دهيد تفاوت در اهميت نكات مختلف وجود دارد.بايد مطمئن شويد اخرين نفردر سالن صداي شما را بخوبي ميشنود.ارتباط صرف با نفرات جلويي باعث انزجار يا كسالت بقيه مي شود.
    کنار پرده با یستید.
جا یی که می ایستید. مهم تر از نوع وسا یل وامکانات نما یش است.
ایستادن پشت تریبون در طول ارائه با عث می شود دیداری ها ی روی پرده از خود شما مهم تر به نظر برسند. ایستا دن بین حضار و پرده دید افراد را برای مشا هد تصا ویر دچاره مشکل می کند. ایستا دن کنار اتا ق نیز جلوی دید برخی از افراد را می گیرد و ارتبا ط شما را با تعداد دیگر ی از افراد محدود می کند. قرار گرفتن در کنا ر اتا ق نیز توجه ونحوه ارتبا ط شما با پرده و حضار را مختل می کند.
پیشنهاد می کنم کنا ر پرده با یستید. بدن را در زاویه  30 درجه نسبت به پرده قرار دهید.
گاهی اوقا ت شما نا گزیر ید پشت تریبون با یستید(مانند زما نی که با ید به دست نو شته ها ی خود مرا جعه کنید)بو دن در پشت تر یبون. بین شما و حضار موا نع فیزیکی وروانی ایجاد می کند. بنا بر این. تا حد امکا ن از این کار اجتنا ب کنید. یا حداقل هنگا م شروع - معرفی- خا تمه- یا زما نی که همه چرا غ ها ی سا لن رو شنند در کنا ر تر یبو ن قرار بگیر ید. همچنین- زما نی که حضار بیشتر به تصویر نگا ه می کنند تا به شما - می توا نید پشت تر یبون قرار بگیرید. یا به جا ی استفا ده از میکرو فن ثا بت- از میکرون سینه اویز یا میکروفن بی سیم استفا ده کنید.
    از چوب اشاره گر استفا ده نکنید مگر به ضرو رت
آن قدر وسا یل اعصا ب خرد کن در اطرا فتا ن هست که دیگر نیا زی به اضا فه کردن چیز جدیدی برای ارائه ندارید. اطراف شما پر است از چیز ها یی ما نند یا دداشت ها - دستگاه کنترل از راه دور - میکروفن- قلم و ....و افزودن وسیله ای ما نند اشاره گر نتیجه ای جز به هم زدن آرا مش و ایجا د شلو غی بیشتر نخوا هد دا شت.
من هم مثل شما متو جه شده ام که اشاره گر در دست بسیاری از سخنرا نا ن به اسلحه تبد یل شده است.آنها از این وسیله برای محصور کردن حضار استفاده می کنند.به پرده بیچاره می کوبند. یا روی میز تق وتق صدا در می آورند. یااگر اشاره گر کشویی با شد آن را مر تبا باز و بسته می کنند وبا بازی کردن با آن حواس همه را پرت می کنند. برای اشاره بهتر است اعضا ی بدن خود را به کا ر بگیرید. به عنوان مثا ل - برای اشاره مستقیم به نکا ت روی پرده از با زو و انگشتا ن استفا ده کنید.
بله. اما  اگر دست به جا یی که می خوا هید نشا ن دهید نر سد. چه با ید کرد؟آن وقت از اشا ره گر استفا ده کنید. اما فقط برای همین مو رد.ازاشاره گر ها ی نوری نیز اجتنا ب کنید.
اگر خود تا ن را جا ی یک بسکتبا لیست بگذا رید که می خوا هد توپ را وسط حلقه بیندازد اما نور ها ی اطراف زمین چشم او را آزار داده ومزا حم پر تا ب او می شو ند. پس بهتر است از اشاره گری نو ری استفا ده نکنید. برای نشان دادن نکا ت مو جود در دیداری ها ی روی پرده می توا نید از اشاره گر ها ی کا مپیو تر ی که از طریق ماوس هدا یت می شو ندنیز استفا ده کنید.
    استفا ده از وید ئو کنفرانس
به موا زات استفاده از وسا یل و تجهیزات کمکی و مها رت ها ی ارائه . با ید از نحوه استفا ده از وید ئو کنفرا نس هم برای ارائه آگاه شو ید.
بیشتر نکا تی که قبلا در روش ها ی ارائه پشنهاد کرده ام دراین روش نیز کا ربرد دارد. اما چند نکته تفا وت ظریف  وجو د دارد. منظور من مدت زما نی است که طول می کشد تا تصا ویر از طریق اموا ج در معرض دید گا ن حا ضران قرار گیرد.
1-این زما ن فرصت منا سبی است که به جا ی ایستا دن بنشینید. بنا بر این به را حتی بنشینید و پشتتا ن را صاف نگهدا رید هر دو پا یتا ن را  کا ملا روی زمین قرار دهید و دستا نتا ن را هم روی میز کنفرا نس بگذا رید.
2-به دور بین نگا ه کنید.به طوری که افرادی که تصا ویر شما را در سوی دیگر دور بین می گیرند احسا س کنند که دارید با تک تک آنا ن صحبت می کنید.
3-حا لت را حت خود را حفظ کنید وبه کار خود ادا مه بدهید.
4- شو خی و مزا ح را به حداقل بر سا نید. زیرامزاح  وقتی بهتر ین کار برد را دارد که با ایجاد خنده آنی ودر مو قع مقتضی. فضا ی حا کم بر سمینار را مطبوع تر کنید. اگر از ویدئو کنفرانس ها ی مر سوم و متدا ول مو جود در بازار استفا ده می کنید. بدا نید که هم زما ن با پا یا ن طنز گفته شده تو سط شما. حضار هم آن را شنیده و خندیده اند.
5-برای کمتر کردن فا صله روا نی مو جود بین خود و مخا طبا ن .اسا می آنها را یاد بگیر ید و هنگا م ارائه گا هی او قا ت به نا م صدا یشا ن کنید.
برای ارتقا ورشد کیفی مها رت ها ی ارا ئه خود .بهتر است با متخصصی که بتوا ند نکا ت و پیشنها دات سا زنده و ارزشمند ی در با ره چگو نگی ارائه در حضور افراد در اختیار شما بگذارید. ارتبا ط بر قرار کنید یا با وی همکا ری داشته با شید. در صورت امکا ن .از وید ئو ی دیگر ی کمک بگیر ید تا بتوا نید خود تا ن را از نقطه نظر حا ضرا ن مشا هده کنید.
    کار با امکا نا ت وکمکی ها ی دیدار ی
تا کنون فقط در مو رد چگو نه صحبت کردن و چگو نه ایستا دن هنگا م ارائه سخن گفته ایم. اما هنر ارائه تنها به آنها ختم نمی شود . شما با ید با نحوه کار و استفا ده از کمکی ها ی دیداری نیزآشنا شوید.  در این جا اسرار چگو نگی کار با تصا ویر و دیداری ها را در یک ارائه برایتا ن فا ش می کنم.
((انتقا ل)) پیش از تغییر دیداری ها
هنگام نشان دادن دیداری ها چه از طریق جزوه- اسلا ید- اور هد- نما یشگر ها وهر چیز دیگری که افراد با کمک آنها دیداری ها را مشا هده  می کنند. شما با ید پیش از تغییر و عو ض کردن هر تصویر و رسیدن به تصویر بعدی. دست به انتقال بز نید تا پیو ستگی مو ضو عا ت با تصا ویر گسسته نشود.
بسیاری از سخرانان از یک تصویربه تصوی دیگر می روندبدون آنکه مرحله انتقال وارتباط آنها را ساخته وپرداخته کرده باشند در چنین مواردی حضار نمی دانند باید مندرجات روی تصویری که هنوزباز نشده را بخوانند یا به آنچه سخران در حال گفتن است گوش فرا دهند.
متاسفانه وقتی سخران از تصاویر به عنوان برگه راهنما استفاده میکند بیشتر روبه تصویر داردتا به حضار .بیشتر باتصاویر صحبت می کند تا با شرکت کنندگان .برای اثر بخشی هرچه بشتر بایدکلمات گفته شده وتصاویر با هم هماهنگ باشند.کلمات باید تصاویر را تقویت وحمایت کنند وبا تصویر بعدی پیوند بر قرار شود.
مراحل فرایند ایجاد انتقال وارتباط موثر در تصاویر به شرح زیر است:
1-    با پایان یافتن بحث درمورد اسلاید قبلی تماس چشمی خودرا همچنان با حضار حفظ کنید.
2-    در مرحله انتقال به اسلاید بعدی تماس چشمی خودرا همچنان با حضار حفظ کنید.
3-    هنگام جایگزینی تصویر جدیدبا تصویر قبلی به طور کامل سکوت کنید.
4-    بار دیگر هنگام شروع داستان جدید با مخاطبان تماس چشمی برقرار کنید.
هنگام سخن فقطسخن بگویید
هنگام تغییر تصاویر فقط تصاویر را تغییر دهید.
صحبت کردن با حضار در موقع تغییر تصاویرموجب سردگمی آنها می شودهنگام صحبت با مخاطبان  نگاه خودرا تقسیم کنیدهر چیزی که منجر به تغییر نگاه شما به سمتی غیر از حضار می شود امتناع کنیدومخاطب دیگری غیر از حضار وجود دارد.بهتر است چیزی که می خواهید بگویید را باچشمان خود بگوییدوهنگام تغییر تصویر ساکت باشيدبدین ترتیب روی هر کار خود کاملا تمرکز خواهید داشت.نگران سکوت هنگام تغییر تصویرنباشید زیا حضار قدر دان آن خواهند بودبا این سکوت چند لحظه ای مجال اندیشیدن داده اید .
    حضار را با دیداری ها هدایت کنید
1-    ارکان نمودار را تشریح کنید2- تمامی کدهایی که از ان استفاده میکنید را تعریف کنید.3- توضیح دهید که تصویر رابرای نشان دادن چه موضوعی طراحی کرده اید.4-نتایج حاصل از ارائه تصویر را بیان کنید.
تصاویر را خوتان عوض کنید
هیچ کس دیگری به اندازه شمانمی توانددقیقا از لحظه عوض شدن تصویر با خبر باشدوبتواند به درستی مرحله انتقال را درک ومطابق صحبتهای شما تصاویر را عوض ومرحله انتقال را طی کندگاه ممکن است نظر خود را درمورد تعویض یک تصویرتغییر دهیدبیشتر یا کمتر صحبت کنیددر این شرایط به ناچار باید فرد مسوول تغییر تصاویر را از موضوع مطلع کنیدهمین کار جریان عادی ارائه را مختل می کندوآرامش شما را برهم میزند.بجز سالن کنفرانسهای بزرگ که توسط متصدیان خاص کنترل میشود.
استفده از پرده خالی
گاهی اوقات اورهد یا صفحه نمایشگر LCD را خاموش کنیدجمع بندی طولانی یا بحث میان شما وحضار به درازا می انجامدوشما نیازی به تصاویر نداریدبهتر است .بجز سالنهای بزرگ که چراغهای سالن خاموش وتماس چشمی را بی معنی وبی نتیجه میکند.بهتر است تصویری که تکرار آن ایرادی ندارد روی پرده نگه دارید.رعایت این نکات تمرکز وآرامش خاطر شمارا هنگام ارائه افزایش می دهد.
    عادت کنید به سوالات پاسخ دهید.
برای بسیاری از سخنرا نا ن عمده ترین عا مل ایجاد اضطراب در هنگام ارائه . ترس از سوا لا ت .و بدتر ازان. ترس از نداشتن پا سخ برای آنها است. در این قسمت وا کنش ها ی معمو ل در برابر این ترس ه ذکر شده اند:
1-به تا خیر اندا ختن.
2-کنترل کردن.((لطفا حرف مرا قطع نکنید. مطمئنم که برای سوال شما پا سخ منا سبی دارم که در فرصت منا سب خوا هم گفت ))
3-اجتنا ب کردن.می توا نیم به حضا ر پشت کنیم وبه خوا ندن آنچه که به نما یش گذا شته شده است بپردازیم
(به ویزه زما نی که آما دگی لازم برای پا سخ گو یی را نداریم وبرای این کار به اندازه کا فی تمرین نکرده ایم) چون تما س چشمی به وجود نمی آید لزو می به شنا سا یی سوال کننده ودر نتیجه پا سخ به آن وجود ندارد.
4-به چا لش کشیدن. نموداری که در آن جزئیا ت بسیار ی ما نند (پانوشت ها -مفرو ضات-هشدار ها- یاد آوری ها- منا بع -و ... وجود دارد. حضار را به چا لش می کشند ومو جب می شو ند سو الا ت آنها معطو ف به درک بیشتر مندر جا ت نمو دار و خوا ندن آنها شود.
5-پنها ن کردن. زما نی که از اسلا ید ها ی 35 میلیمتری یا پروژ کتور ها ی( LC D)استفا ده می کنیم و سالن بیش از حد لزو م تا ریک است. نمی توا نیم کسا نی که دست خود را برا ی سوال کردن با لا می بر ند را به خو بی ببینیم.. تا ریکی سا لن دلیل خو بی است که بگو ییم نتوا نسته ا یم آنها را ببینیم.
6-غرق کردن. زما نی که به سر عت و پشت سر هم و بدو ن هیچ وقفه ای صحبت کنیم. وا نمود می کنیم که نمی خوا هیم حتی یک کلمه را نا گفته بگذا ریم. حضار حتی کو چک تر ین فر صتی برای طرح سو ا لا ت خود پیدا نمی کنند.
    سو الا ت از کجا می آیند؟
چگو نه می توا نیم از بروز آنها جلو گیری کنیم؟
کا ری که با ید بکنیم این است که طر ز تلقی خود نسبت به سوال را تغییر دهیم. باید به این در ک بر سیم که  (حضار .دشمن نیستند.) آنها نمی خوا هند با طر ح سوا لی که پا سخ آن را  نداریم. ما را زیر ذره بین قرار دهند و دانش ما زیر سوال ببر ند. تلا ش آنها برای کسب اطلا عا تی است که برا ی فهم گزارش به آن نیاز دار ند وبه
دنبال دست یا بی به منطق و سیا ق ارائه و اندیشه ها ی ما هستند تا در نها یت با ما همرا هی کنند.
بهتر ین روش. کسب مها رت ها ی لا زم برای موا جهه و پا سخ گویی به سو الا ت است
1-صبور با شید وبه سوا ل گو ش کنید. همان زما ن سوالی مطرح می شود. ما صدا ی مترو نوم ذهن خود را می شنو یم:آیا پاسخی ندارم ؟آیا پاسخی دارم ؟اوه عالیه پاسخی دارم .چون پاسخ آنرا یافته ایم ذوق زده می شویم وسط حرفش می پریم وشروع به پاسخ دادن میکنیم.
صبر کنید ..اغلب هنگام سوال کردن خود فرد پاسخ خودش را می دهد.
صبرکنید.. ممکن است بتوانید در عبارات وکلما ت سوال سرنخی از پاسخ بیابید.
صبرکنید.. گاه فرد دیگری پاسخ سوال را می دهد وشما مجبور نیستید پاسخی برای آن بیابید.
صبرکنید.. گاهی اوقات اولین سوال زمینه ای است برای سوالات بعدی.
صبرکنید.. ادب حکم میکند که اجازه دهید شخص سوال خود را تمام وکمال بپرسد سپس نسبت به پاسخگوی اقدام کنید
2-پس از طرح سوال برای پاسخ دادن کمی تأمل کنید.قبل از پاسخ کمی مکث کنید این کار باعث می شود پرسشگر احساس کند سؤال وی آن قدر مهم است که شما برای پاسخ به آن نیاز به فکر کردن دارید.
3-لازم نیست سوال را دوباره تکرار نکید.در صورتی سوال را تکرار کنید که اطمینان ندارید همه حضار آنرا شنیده باشندیا خودتان آن را کاملا درک نکرده ایدیا نیاز دارید با تغییر عبارت سوال پاسخ دهید.تا زمانی که مطمئن نشده اید پاسخ رایافته اید سکوت کنید.
4-    دقیقا پاسخ همان سوالی را بدهید که مطرح شده نه بیشتر ونه کمتر.
ارائه توضیحات اضافی موجب میشود درذهن پرسشگراین جمله نقش می بندد برای سوالاتی که هنوز نپرسیده هم پاسخی دارم.مراقب زمان مقرر شده برای آن باشید.
5-    پاسخ را برای کل حضار بیان کنید نه فقط برای پرسشگر.
6-    تا وقتی مطمئن نشده اید به طور کامل پاسخ دادهای از آن نگذرید.
چيزي بنام سوال بي معني نداريم بجاي قضاوت در مورد سوال صبورانه ومحترمانه پاسخ بدهيداين رفتار سايرين را نيز قدردان ادب واحترام كه شما از خود نشان داده ايدخواهد كردوبا آرامش خاطر بيشتري سوالات خودرا مطرح خواهند كرد. هرگز به مخاصمه وتنش دامن نزنيد طعنه نزنيد واز هر برخورد زننده اجتناب كنيدبه خود سوال پاسخ دهيد وگرفتار حاشيه وتنش نشويدحرفه اي عمل كنيد وبه اين نكته متمركز شويد كه انچه ميگويند واقعا درك وپذيرش شده است.بلا فاصله پس از پاسخ نگاه خودرا به فرد ديگري معطوف كنيدوقتي به همه سوالات پاسخ داديد به موضوع اصلي برگرديدومحدوديت وقت را به حضار يا دآور شويداز يك نفر بخواهيد سوالات را ياداشت كند ودر پايان جلسه جمع بندي كنيد.
    هنگام پاسخگويي به افراد براي متقاعد كردن
بايد مطمئن شويد كه تن صدايتان باعث نشده كه نظرتان به پرسشگر تحميل شود.
اگر پاسحي براي اين سوال نداشتم چه؟ بگوييد پاسخي ندارم برخورد صادقانه اعتبار بيشتري برايتان به ارمغان مي آورد.براي مواجهه با چنين موقعيتي چندين روش اشاره شده است:
•    اگر به نمايندگي از طرف يك گروه گزارش ارائه ميكنيد براي يافتن پاسخ به اعضاي كروه خود مراجعه كنيد.
•    پاسخ سوال را به بقيه حضار واگذار كنيد.
•    پاسخ سوال را به مراحل بعدي موكول كنيد.
پيش بيني سوالات بخشي از مرحله كسب آمادگي براي ارائه است همواره آماده مواجهه با 3تا از سخت ترين سوالات پيش بيني شده باشيدودر مورد پاسخ آنها فكر كنيد.اگر چنين پيش بيني ميكنيد از همان ابتدا دست پيش بگيريد وخود را به عنوان عضوي از حضار معرفي كنيد وتوپ را در زمين همه بيندازيدوهمگي را در مواجهه با سوالات شريك كنيد.هرگز فراموش نكنيد حضار دشمن شما نيستند.
    جدي گرفتن شوخي
من به شوخي اعتقاددارم واز طنز استفاده ميكنم اما حساب شده به عنوان مثال :شوخي عالي است اگر به شما كمك كند تا توجه حضار را به نكات مورد نظر جلب كنيد .شوخي باعث سرعت انتقال نسبت به زماني كه صرفا از كلمات استفاده ميكنيد بيشتر شود.شوخي عالي است اگر موقعيت ايجاب كند.مثلا تشريح وضعيت ويا شركت از دست رفته يك شركت در بازار اصلا شوخي جايگاهي ندارد.
شوخي عالي است اگر خود به خود وطبيعي باشد.
شوخي عالي است اگر شما با آن مشكل نداشته باشيد نكته احتياطي در مورد شوخي:
هرگزهرگز از شوخي براي حمله به هيچ يك از حضار استفاده نكنيد.مطمئن شويد نكته نهفته در شوخي به سرعت وبه روشني مطرح شده باشد.
انعطاف پذير باشيدسخن آخر وشايد مهمترين نكته اين كه اگر مطمئن نيستيد كه شوخي مناسب است يا خيرويا احساس خوبي نسبت به آن نداريد هرگز مبادرت به اين كار نكنيد.
به سكوت گوش فرا دهيد
سكوت مي تواند يكي از بهترين دوستان ما باشد.
•    به ما فرصت ميدهد به جاي اينكه با عجله وبدون تأمل كلمات را بيان كنيم در موردآنچه مي خواهيم بگوييم بينديشيم.
•    به جاي اين كه از ترس سوالات حضار مرتبا حرف بزنيم فرصتي براي تفكيك نظرات خود پيدا كنيم وبه هر عقيده اي آن طور كه سزاوار است توجه كنيم.به حضار اجازه مي دهد در باره آنچه گفته ايم فكر كنند نه اين كه مارابا كوهي از سوالات مواجه كنندكه نتوانيم فرصت فهميدن آنها را پيدا كنيم.
•    به حضار فرصت مشاركت مي دهد وفرصتي را فراهم مي آورد كه علاوه برحرف زدن به صحبت هاي حاضران گوش دهيم وچيزهي بيشتري بيا موزيم.
كار سخرانان بزرگ را ملاحظه كنيد وببينيد كمدين هاي بزرگ چگونه عمل مي كنندمتوجه مي شويد موفقيت آنها در هنر دم فرو بستن وسكوت است
فصل چهارم
    اندیشه های نهایی
آمو ختن نحوه ارائه چیزی شبیه به یاد گر فتن دو چر خه سواری است.باید سوار دو چرخه بشوید تا یاد بگیرید چگو نه تعا دل خود را حفظ کنیدوچگونه رکا ب بزنید. چگو نه دوچر خه را حر کت دهید. کنترل کنید و به مو قع ترمز بگیرید تا با اعتماد وچهره گشاده فراز ونشیب ها ی مسیر را با سرعت و دقت لازم طی کنید. به همین تر تیب. با ید پیش از حضور در سا لن .روش طرا حی وارائه موفق را بیا موزید تابتوا نید لبخند زنا ن وبا اعتما دبه نفس کا مل روی صحنه حا ضر شوید.
امیدوارم نظرات و دیدگاه ها ی من ارائه گزارش را برای شما آسا ن تر کند. گر چه ممکن است برای شما به اندازه یک روز دو چر خه سواری روی پیست لذت بخش نبا شد.
    با ارائه بیا ن کنید :
1)موقعیت را به دقت تعریف کنید.
مشخص کردن اهداف.:
    چرا می خوا هید گزارش ارائه کنید؟
    می خوا هید حضار با نتا یج حاصل از این ارائه چه کنند و چه تدابیری بیندیشند؟
تجزیه و تحلیل مخا طبا ن:
    تصمیم گیرند گا ن چه کسا نی هستند؟
    تا چه میزان با مو ضوع ارائه آشنا هستید؟
    چقدر مو ضوع برایشا ن اهمیت دارد وبه آن علا قه مند ند؟
    چراآنها با ید(نه) بگو یند وبا شما مخا لف با شند؟
تعیین حیطه کار
    آیا در زما ن مقرر می توا نید به اهدا ف تعیین شده برسید؟
انتخا ب ابزار ها و رسا نه ها ی مورد نیا ز:
    جزوه.
    طلق شفا ف/پرده نما یشگرو ما نیتور.
2) ارائه را طرا حی کنید:
تعیین پیا م ارسا لی.
    اگر فقط 30 ثا نیه به پا یا ن وقت مقرر فر صت داشته با شید. چگو نه گزارش خود را خلا صه و جمع بندی می کنید؟
طرا حی خط دا ستا ن ((مقدمه))
    هدف .
    /اهمیت مو ضوع.
     پیش نما یش.
بدنه:
    برای حضار موا فق:نتا یج و پیشنها دات حین ارائه مطرح می شود.
    برای حضار مخا لف: نتا یج در پا یان هر بخش و یا (اگر مجبور با شید) در پا یا ن ارائه آورده می شود.
پا یا ن:
    خلا صه و جمع بندی .
     پیشنها دا ت.
    برنا مه ها ی اجرا یی.
    گا مها ی آ تی.
    طرا حی دیداری ها.
ایجا دبرد دا ستا ن:
    چه متنی؟
    چه عکس ها یی؟
    چه مدل ها یی؟
    نقشه ها و بر نا مه ها ی (کجا)؟
    (کدام نمو دار سا زما نی ؟کدام عکس ها؟
    (چه )تقو یم زما نی ؟ چه نمو دار گا نتی؟
    (چگو نه )نمو داری.
    (چه تعداد )جدول و نمو دار.
مرتب کردن دیدار ی ها(انچه که می خوا هید بگو یید را اصلا ح کنید و برای هر دیداری سخن انتقا لی را معیین کنید.
3/گزارش را ارائه دهید.تمرین یک و دو:
    برکل دا ستا ن و دیداری ها مسلط شو ید.
    یا ددا شت ها ی خود را آما ده کنید.
    با ضبط صو ت تمرین کنید.
    با همکا را نی تمرین کنید که دقیق، حسا س ،مثبت، سا زنده، هدف مدارو وا قع گرا هستند.
    فراهم کردن امکا نا ت و تجهیزا ت:
    40دقیقه زود تر وارد سالن کنفرا نس شوید ومسئو لیت هما هنگی، تنظیم واستفا ده از تجهیزا ت و امکا نا ت را خود تا ن به عهده بگیرید.
به کار بردن مها رت ها ی ارائه:
    تنفس، تنفس، تنفس.
    برقراری تما س چشمی.
    را حت و طبیعی صحبت کردن.
    استفا ده از کلیه ردیف ها ی اوا یی.
    اندا ختن وز ن روی هر دو پا.
    نزدیک کردن دست ها به جلو وبه سینه.
    ایستا دن کنا ر پرده.
استفاده ازرسا نه ها ی :
کمکی دیداری:
    فرا هم کردن زمینه ها ی تغییر و انتقا ل قبل از تغییر دیداری ها.
    به نما یش گذا شتن دیداری ها.
    هدا یت حضاراز طریق دیدار ی ها.
    حذف دیداری ها.
پا سخ به سوا لا ت:
    برقراری تما س چشمی.
    صبو را نه گو ش کردن.
    مکث کردن قبل از پا سخ.
    فقط پا سخ هما ن سوا ل را دادن.
    باز گشت مجدد به ارائه پس از پا سخ.
آیا به اهدا ف خود در ارائه نا ئل شده اید؟
پیوست ها
با لپ دیداری ها بیا ن کنید:
تمرکزمن در این کتاب ارائه در سالنهای بزرگوبا تعدادزیادی ازحضار بوده است دیداری ها با نمایش برروی پرده تشریح  می شدند شیوهای دیگر نیز وجوددارد گاه سخران پشت میز کنفرانس روی صندلی خودش می نشیندوبرای گروه کوچکی به تجزیه وتحلیل وتشریح دیداریها می پردازد.
افرادبه جای نگا ه کردن به تصا ویر روی پرده .به نسخه ای که دارند نگا ه می کنندوهم زما ن به سخنا ن شما گوش می دهند.این نوع ارائه را(ارائه از طر یق لپ دیداری )می نا مند.
اسا ساً لپ دیداری ها از مجمو عه ای از نمودار ها و متن ها ی دیداری تشکیل می شوند که به سا دگی به صورت جزوه درآمده اندودر اختیار حضار قرار می گیر ند. در این حا لت ارائه در تعا مل دو سو یه با گروه انجا م می شو د و ونظرات به صورت آزا دا نه تبا دل  می شو ند وبه سخنا ن و پا سخ ها ی حضار گو ش فرا داده میشود این سخنا ن از نکا تی مطر ح شده در گزا رش شما ویا ارائه در سالن ها ی بزرگ نیز مهم ترمی با شد. این نو ع ارائه برای گرو ه های کو چکی که تعداد افراد ان از سه یا چهار نفر بیشتر نیست .بسیار منا سب است.
هدف اصلی از ارائه رسیدن به اجما ع است. وشما می توا نید برای آزمون به هنگا م بودن کار ها. بررسی انطبا ق و دقت یا فته ها ی پزو هشی با حقا یق ،شنا سا یی ریشه ها، دلا یل تحقق نیا فتن ارقا م پیش بینی شده، نحوه موا جهه با مشکلا ت و کسب اطمینا ن از قا بل اجرا بودن برنا مه ها یتا ن استفا ده کنید. این روش برای کسب موا فقت و پذیرش نظرا ت خود نیز مورد استفا ده قرار می گیرد..
در این روش جلسا ت به صورت تعا ملی بر گزار می شو ند به را حتی امکا ن انحرا ف از مسیر اصلی مو ضوع وجود دارد. مهم این است که بتوا نید بحث را به مو ضوع اصلی بکشا نید واز انحرا ف ان جلو گیر ی کنید.
به چند نکا ت در مورد چگو نگی آما ده سازی وتهیه دیدار یها و ارائه آنهامی پر دازیم:
آماده سازی لپ دیداری ها:
علت استفاده از لپ دیداری ها گستر ش روا بط متقا بل میا ن افراد است. این گو نه جلسا ت غیر رسمی به نظر می رسند. اما لا زم است با بر نا مه ریزی ها ی دقیق و درست همراه با شند.
شما در مقا م ارائه دهنده گزارش . قبل از شروع جلسه آنچه که می خوا هید به آن بر سید را مورد مدا قه جدی قرار دهید و ضمن تجز یه و تحلیل تک تک افراد. با انها اشنا شوید درباره شر کت کنند گا ن خوب فکر کنید وببینیدهر یک از آنها چقدر از مو ضوع ارائه آگا هی دارندو چقدر می توا نید ازآانها انتظار مشا رکت داشته با شید وا کنش آنها چه خوا هد بود از خودتا ن بپر سید آیا نتیجه این جلسه به هزینه و زما ن بر گزا ری آن می ارزد یا خیر..
مواد و امکا نا تی که برای سا ختار بندی آن نیاز دارید را انتخا ب کنید وبه تر تیبی آنها را سا ما ن دهیدوبه بهتر ین نحوه نیاز های شر کت کنند گا ن را تا مین کند و رسیدن به اهدا ف مورد نظر را برای شما تسهیل نما ید.
برای کار ایی بیشتر می توا نید از امکا نا ت نما یشی کمکی هم استفا ده کنید.هنگام طرا حی دیدار یها در نظر داشته با شید که می خوا هید ازآنها برای بحث استفا ده کنید.
این دیداری هامبنا و محور ارائه مبا حث هستند نه مبنا یی برای نما یش مها رت ها ی طرا حی. بین آنچه که می خوا هید نشان دهید تما یز قا ئل شوید.
اگر می خوا هید حضار از مشا هده حقا یق خود به نتیجه گیری و طرح بحث بپر دازند از عنا وینی همچو ن(روند های فروش)استفا ده کنید. ولی اگر بر نکته خا صی تا کید دارید از عنا وینی ما نند(فروش /فصلی)استفا ده کنید.
متن ها ی دیداری را به حداقل برسا نید:
ازآنها فقط برای سا ختار بندی ارائه گزارش یا یک فصل از ارائه استفا ده کنید.متن های دیداری را به صورت خلا صه طرا حی کنید.
نحوه ارائه لپ دیدار ی ها:
نقش شما کنترل و حفظ جر یا ن بحث است.بنا بر این با ید با نقطه نظر ات شر کت کنند گا ن با دیدی باز بر خورد کنید. از قضا وت در مورد در ستی یا نا در ستی نگرش ها و دید گا ه ها ی حضار اجتنا ب کنید. در گو ش دادن دقیق با شید. از تن صدای منا سب استفاده کنید وروی سخنتا ن با شر کت کنند گان با شد نه با تصا ویر.
مقد مه:
از لحظه شرو ع جلسهبا مشا رکت در بحث ها خود را عضوی از گروه بدا نید ودر جستجوی فر صتی با شیدکه:
1/موا فقت اعضا ی جلسه را نسبت به هد ف(نتیجه ای که به دنبا ل ان هستید)به د ست آورید.
2/اهمیت جلسه را به حضار یاد آوری کنید ومحور اصلی  مورد بحث را به آنها متذکر شوید.
3/ رئو س مطا لبی که طی جلسه می خوا هید مورد توجه قرار دهید را به نما یش بگذا رید  ومسا ئل را به بحث بگذار ید وچه انتظا ری از میزا ن مشا رکت اعضا دارید با آنها صحبت کنید.
مقد مه را به طور شفا ف برای شر کت کنند گا ن بیا ن کنید  با این کار تو جه آنها به بحث جلب می شو د نه به دیدار ی ها.
این کار با عث می شود مو قعیت شما به عنوا ن هدا یت کننده بحث تثبیت می شود و اعضا پیش از در یا فت را هنما یی ها ی شما به ور ق زدن اسنا د /مدار ک / جزوا ت مشغو ل نمی شو ندو بدین تر تیب از زما ن مقرر برای بحث حدا کثر استفا ده را به عمل آورید.
بد نه:
شما قبل از جلسه/ مواد و مو ضو عا ت ارائه را دیده اید واز محتوا ی آن خبر دار ید. اما اعضای شر کت کننده آنها را ندیده وبا آنها آشنا نیستند. توجه افراد را به نکا ت و تصا ویر ی معطو ف کنید  که می خوا هید آنها به آن تو جه کنند.به آنها فر صت کا فی بد هید تا مطا لب را بخوا نند ودرک کنند.
این روش ما نند روش ارائه سخنرا نی به شکل ایستا ده نیست و نمی توا نید آنچه که روی پرده است را به افراد نشا ن دهید. با ید انها را به صورت شفا هی را هنما یی کنید تا بتوا نند به خو بی دیداری ها را به بهتر ین شکل مطا لعه کنند.
1/ آنها را به صحفه مورد نظر را هنما یی کنید.
2/ار کا ن و مبا نی نمودار را تشر یح کنید.
3/تما می کد ها یی که استفا ده کر ده اید را تعریف کنید.
4/به مو ضوعا تی که(دیدار ی) برای نشا ن دادن آنها تر سیم و طرا حی شده است/ اشا ره کنید.
5/ اگر هدف تعیین شده برای ارائه منا سب بود(چه با ید کرد) .دیداری ها را بیا ن کنید.
6/هر صفحه را با جملا ت انتقا لی برا ی گذر به صفحه بعد یا فصل بعد به پا یا ن بر سا نید.
حتما سو ا لا تی که لا زم می دا نید را از حضار بپر سید وبه پا سخ ها یشا ن به دقت گو ش فرا دهید. ممکن است شرا یطی پیش بیا یید که لازم با شد نسخه خود را با لا بگیر ید واز روی نسخه  خود تو ضیح دهید تا همه حضار نکته مورد نظر شما را درک کنند.
می توا نید متن ها ی دیداری را یا هما ن طور که نو شته شده اند برای اعضا بخوا نید ویا سا کت بما نید وبه آنها اجا زه دهید خود شا ن آن را بخوا نند. ممکن است لازم با شد قلم خود را لای جزوه قرار دهید تا آن را ببند ید و نگا ه خود را متو جه شر کت کنند گا ن کنید وبا آنها وارد بحث و گفت و گو شوید.
در مقا بل مبا حث مطرح شده انعطا ف پذیر با شید وبه نظرا ت گو نا گو ن پا سخ دهید. به جز ئیا ت مطا لب دیداری های که افراد را به خو بی درک کرده و پذیر فته اند/ خود داری کنید.
آما دگی تغییر در تر تیب ارائه مطا لب را دا شته با شید/ برای پاسخ گو یی به نظرا ت یا سوا لا ت می توا نید به دیداری ها ی بعدی مرا جعه کنید ویا آنها را نا دیده بگیرید
پا یا ن:
دلیل استفاده از شیوه لپ دیداری گسترش تعا مل و رسیدن به اجما ع است.
برای اشارا ت پا یا نی افراد/ وقت کا فی در نظر بگیرید.حتی اگر به قیمت حذف بعضی از مطا لب شود.
در پیشنها دا ت نها یی /آنچه که طی جلسه اتفا ق افتا ده است را جمع بندی کنی
موارد زیر را از اعضا جو یا شوید:
1/حوزه ها و میزا ن توا فق در آنها.
2/پاسخ گو یی به سوا لات حل نشده /وسوالاتی که تو سط اعضا ی حا ضر مطر ح شده است.
3/تعیین و تبیین گا مها ی بعدی.((برنا مه ای است برای اقدا ما ت لا زم جهت حل مسا ئلی که هنو ز لا ینحل با قی ما نده است / از جمله نام کسا نی که می خوا هید به کمک آنها مسا ئل را حل کنید.
به کار گیر ی مها رت ها ی ارائه:
ما نند ارائه گزا رش به صورت ایستا ده/ از مزا یا وویزگی ها ی مها رت ها ی ارائه برای ایجاد فضا ی اعتما د به نفس/ اعتقادو اشتیا ق استفا ده کنید.
1/استوار و محکم روی صند لی بنشینید و پا ها ی خود را صا ف روی زمین قرار دهید.
2/تا حد امکا ن با تک تک افراد تماس چشمی بر قرار کنید.
3/حا لتی که به خود می گیرید با ید مو ید مطلبی با شد که بیا ن می کنید.
4/را حت و طبیعی صحبت کنید.
5/ به تن گفتار و اشارا ت غیر کلا می شر کت کنند گا ن تو جه کنید و نسبت به آنها وا کنش منا سب از خود نشا ن دهید.

((خلا صه))
لپ دیداری رسا نه ای دو طر فه است.برای رسیدن به اجما ع مفید است.
هدف از برقراری جلسات به کمک لپ دیداری / جلب مشا رکت افراد و تر غیب آنها به تشر یک مسا عی برای حل مسا ئلی است که در مبا حث مطرح می شود . نقش شما در این جلسا ت هدا یت و رهبری مبا حث است به نحوی که از تحقق اهدا ف جلسه اطمینا ن خا طر پیدا کنید. با ید کا ری کنید که ضمن پا سخ گو ما ندن/ تما می نکا ت اصلی و ضروری نیز مطرح شود.
((با آرزو ی سلا متی برای شما))


( 3 رای )
 

مطالب مرتبط

مدیریار در یک نگاه

عمومی
مدیریت بحران مدیریت آموزش مبانی سازمان مدیریت خدمات مدیریت راهبردی مدیریت و حقوق مباحث ویژه و کاربردی
منابع کنکور مدیریت مصرف نظارت و کنترل مدیریت نوآوری مدیریت تبلیغات مدیریت بانکداری گفتار مدیران اسلام مدیریت و تکریم مشتری
دلنوشته ها مدیریت تعارض مدیریت انتقادی مدیریت انسانی
مدیریت بازاریابی مدیریت مشارکتی معرفی کتب مدیریت مدیریت فناوری اطلاعات
مدیریت فقیه مدیریت دولتی مدیریت انگیزش مدیریت عمومی
دانشجوهای من مدیریت جهانگردی مدیریت و حسابداری مدیریت مالی و اقتصادی
مدیریت تغییر مدیریت فروش مدیریت صنعتی فناوری های روز مدیریت و رهبری مدیریت حمل و نقل مدیریت و کنترل پروژه مدیریت و تفکر سیستمی
مدیریت رفتار مدیریت بودجه مدیریت اجرایی مدیریت پزشکی مدیریت تکنولوژی مدیریت تربیت بدنی مدیریت دانش و دانایی مدیریت اداری و سیاسی
مدیریت زمان مدیریت اخلاق داستان مدیریت مدیریت بازرگانی مدیریت تطبیقی دانشمندان مدیریت مدیریت تولید و محصول مدیریت رسانه و ارتباطات
طنز مدیریتی مدیریت ریسک مدیریت فرهنگی جملات مدیریتی مدیریت جلسات نظریه های مدیریت مدیریت و مفاهیم نوین جامعه شناسی سازمان
مدیریت علوی مدیریت شهری مدیریت خلاقیت مدیریت بهره وری مدیریت اسلامی مدیریت فناوری نانو مدیریت و روش تحقیق روانشناسی کار و مدیریت
عکس و مکث مدیریت خانواده مدیریت عملکرد مدیریت کتابداری تجارت الکترونیکی مدیریت سازماندهی
هماهنگی در مدیریت مدیریت و مهندسی ارزش
مدیریت NGO مدیریت ساختار مدیریت استرس پژوهش عملیاتی
مهندسی مدیریت مدیریت روابط عمومی خلاصه کتب مدیریت مهندسی فناوری اطلاعات
ابیات برگزیده مدیریت تعاونی مدیریت گروه ها اصول سرپرستی مدیریت و تفکر ناب مدیریت ذهن و هوش
مدیریت تحول و توسعه مدیریت کیفیت و استاندارد
مدیریت زنان مدیریت بیمه مدیریت انرژی مدیریت جهانی مدیریت و مشاوره مدیریت تصمیم گیری مدیریت و برنامه ریزی مدیریت حقوق و دستمزد
آینده پژوهی مدیریت واردات مدیریت صادرات مقالات مدیر مسئول مدیریت و فقه اسلامی مصاحبه های مدیریتی مدیریت هزینه و درآمد کمال و بالندگی سازمان
Top