السلام علی الحسین (ع)
 
مدیریار ، سایت جامع مدیریتی که پنجره ای جدید را به سوی جهان مدیریت در بستر فناوری های روز باز کرده است . ما آمده ایم تا بوسیله فناوری ها و تئوری ها روز شیوه های نوین مدیریتی رو در مقابل دست مدیران قرار بدهیم
  عمومی     فناوری اطلاعات     مباحث مرتبط مدیریتی     موضوعات طبقه بندی شده مدیریت  
  شما اینجایید :   صفحه نخست موضوعات طبقه بندی شده مدیریت مديريت دولتي مديريت دولتي هر آن چه باید برای ارائـــه ی کتــبـــی بدانیم
هر آن چه باید برای ارائـــه ی کتــبـــی بدانیم چاپ فرستادن به ایمیل
چهارشنبه, 11 دی 1387 ساعت 23:06
هر آن چه باید برای ارائـــه ی  کتــبـــی بدانیم!!

تعریف، خصوصیات، انواع، مراحل، مشخص کردن و تحدید موضوع، منابع، عوامل، یادداشت برداری، تلخیص و نقل قول

Written Presentation
تدوین: مهدی یاراحمدی خراسانی

فهرست مطالب

*       تعریف

*       خصوصیات

*       انواع

*       مراحل آماده سازی



ارائه کتبی؛ تعریف

نوعی ارایه است که رسانه ی اصلی آن نوشتار است.در مقولات علمی و فنی معمولاً از شکل هم برای انتقال ایده استفاده می شود.کتابت علمی و فنی سبک خاص خود را دارد.



خصوصیات

*       غیابی است.

*       قابل استناد است.

*       با فرصت است.

*       مشروح است.

*       تعداد مخاطبین معمولاً زیاد است.

*       سبک و سیاق مشخص و معمولاً واحد دارد.

*       تأثیر گذاریش تدریجی است.

*       احتمال بروز اشتباه کمتر است.

*       امکان تبادل نظر رویاروی وجود ندارد و اساساً نوعی انتقال اطلاعات یکسویه است.



ارائه کتبی: انتقال اطلاعات یکسویه

ارائه کننده: پیام اندیشی، پیام سازی، پیام پیرایی، پیام فرستی

امکانات ارائه کتبی:نوشتار،شکل، جدول، فرم ارائه

مخاطب: پیام گیری، پیام کاوی، درک یا حس پیام، پرسش ابهام تردید



انواع

ارایه کتبی را می توان از نظر فرم، صورت، ماهیت محتوا، سبک، هدف، مورد استفاده، مخاطبین، سطح محتوا و ... رده بندی کرد.

در این درس:

1.دانشگاهی از قبیل: کتاب، جزوه، مقاله، انواع گزارشها، رساله، یادادشت تحقیق، دانشنامه(تز)، مجله، برنامه های کامپیوتری و ..

2.غیر دانشگاهی از قبیل: کتاب، مجله، روز نامه، جنگ، بروشور، بولتن، کاتالوگ، انواع گزارشها، کتابچه های راهنما، اطلس، آلبوم، فصل نامه، سالنامه، مکاتبات اداری و... .



مراحل آماده سازی

چهار عمل اصلی ارایه کننده:

*       پیام اندیشی             

*       پیام سازی         

*       پیام پیرایی        

*       پیام فرستی       

حاصل این چهار عمل یک متن است که صورت، ساختار و محتوای مشخصی دارد.اکثر گونه های علمی-فنی ساختار سه بخشی دارند:

بخش آغازی     

بخش میانی     

بخش پایانی



مراحل آماده سازی(ادامه)

1. تعیین موضوع

2.تهیه منابع

3.تهیه طرح اولیه متن اصلی

4.کسب و سازماندهی اطلاعات

5.تولید متن اصلی

6.تنظیم ساختار سه بخشی



*       تعیین موضوع

*       آ : مشخص کردن زمینه موضوع

*       ب : تحدید موضوع

*       پ : تعیین عنوان مناسب



مشخص کردن زمینه موضوع

در محیط های آموزشی :

*       توسط استاد

*       توسط دانشجو با مشاوره استاد



در محیط های غیر آموزشی :

*       توسط مدیریت بالاتر در خواست می شود

*       توسط فرد  یا سازمانی خارج از محیط کار تقاضا می شود



تحدید موضوع

هر موضوعی را می توان از چند جنبه مورد مطالعه و بررسی قرار داد.



عوامل موثر بر میزان تحدید موضوع:

*       سطح ارایه کننده

*       هدف ارایه

*       وضع مخاطبین

*       ملاحظات فنی

*       میزان گستردگی زمینه موضوع

*       خواسته های مخاطبین

*       مدت ارایه

*       امکانات آماده سازی محتوای ارایه

*       ملاحظات مدیریتی

*       سطح ارایه



ضوابط تحدید موضوع:

*       مقطع تاریخی

*       محدوده جغرافیایی

*       خصوصیاتی از مخاطب

*       جنبه یا جنبه هایی از خود موضوع



مثال:

*       زمینه موضوع: تأثیر کار با کامپیوتر بر انسان

*       موضوع تحدید شده:

1.       تأثیر کار با کامپیوتر بر کودکان

2.       تأثیر کار با کامپیوتر خانگی بر ضریب هوشی کودکان

3. تأثیر کار با کامپیوتر بر کارمندان در ژاپن

4. تأثیر کار با کامپیوتر بر کارمندان در ژاپن از 1990 تا 1997و ...





تعیین عنوان مناسب

جمله یا عبارتی حتی الامکان کوتاه و گویا که میتواند به یکی از صور زیر باشد:

*       جمله گزاره ای

مثال: کار با کامپیوتر ضریب هوشی کودکان را افزایش می دهد.---> ارایه کننده باید گزاره را اثبات کند.

*       جمله پرسشی

مثال: آیا کار با کامپیوتر ضریب هوشی کودکان را کاهش می دهد؟

*       عبارت مصدری

مثال: بررسی تأثیر کار با کامپیوتر بر ضریب هوشی کودکان.

در ارایه آکادمیک معمولاً از صورت سوم استفاده می شود.



خصوصیات عنوان موضوع

*       گویا و صریح

*       کوتاه

*       فاقد کلمات زاید

*       واقعی، صادقانه و نه مبالغه آمیز

*       حتی الامکان فاقد علایم کوته نویسی،   فرمول، و...

*       دارای حدود پانزده کلمه و از این میان، حدود چهار کلمه اصلی.



تهیه منابع

*       آ: شناسایی منابع

*       ب: جستجو و دستیابی به منبع

*       پ: ضبط مشخصات منبع

*       ت: ارزیابی منبع



تعداد منابع بستگی به سطح ارایه و سطح ارایه کننده و امکانات موجود دارد.

گزارشهای تحصیلی تا سطح کارشناسی ---> سه تا هفت منبع

رساله فارغ التحصیلی ئر سطوح بالاتر تحصیلات دانشگاهی و انواع ارایه غیر دانشگاهی ---> حد مشخصی ندارد.



آ: شناسایی منبع

*       کتابخانه(عمومی یا خصوصی)

*       فهرست های دوره ای ناشران

*       فهرست منابع انتهای منابع

*       کتابنامه (کتابشناسی)

*       فرد متخصص در موضوع

*       کتابدار

*       کتابشناس

*       رسانه های عمومی

*       مراکز اسناد ملی، موزه ها و ...

*       سیستم های اطلاع رسانی



ب: جستجوی منبع و دستیابی به آن

*       شماره منبع در کتابخانه

*       بر اساس یکی از سیستم های طبقه بندی رایج در کتابداری تعیین می شود(دیودی، کنگره آمریکا، ...)

*       این شماره، شناسه منبع در کتابخانه است.

*       مشخصات مؤلف یا مترجم

*       عنوان منبع

*       موضوع (از طریق جستجوی موضوعی)



پ: ضبط مشخصات منبع

*       روش رایج استفاده از کارت یا فیش منبع است.

*       می توان این کارت را به کمک کامپیوتر ایجاد و مشخصات منابع را ذخیره و در صورت نیاز بازیابی کرد.



ت: ارزیابی منبع

*       منبع را قبل از استفاده به منظور ”کسب اطلاع“ باید به دقت و در عین حال با سرعت ارزیابی کرد.

*       برای این کار جنبه های زیر باید در نظر گرفته شود:

*       نوع منبع از نظر صورت(فرم)

*       مقاله، کتاب، جزوه، سند خطی و ...

*       اعتبار علمی-فنی مؤلف(و مترجم)

*       سال اولین و آخرین ویراست

*       اعتبار ناشر

*       مکان ناشر

*       میزان ارتباط منبع با موضوع ارائه

برای این ارزیابی بهتر است به طرز زیر عمل شود:

*       دقت در عنوان منبع و نام مؤلف(و مترجم)

*       مطالعه مقدمه مؤلف (و مترجم)

*       بررسی فهرست مطالب

*       بررسی فهرست نمایه ها(indexes)

*       مطالعه خلاصه فصل یا فصل هایی که به نظر می رسد مرتبط با موضوع باشد.

*       در مقاله، چکیده و خلاصه آن باید مطالعه شود.



تهیه طرح اولیه متن اصلی

*       فراروند ایجاد متن، نوعی تولید و خلاقیت است.

*       پس نیاز به طراحی دارد.

*       باید یک طرح اولیه برای متنی که می خواهیم تولید کنیم، تهیه نماییم.

*       در این طرح با ید مشخص کنیم:  ” ذیل عنوان اصلی از چه باید نوشت؟“     

*       باید ایده هایی که حول عنوان اصلی داریم روی کاغذ بیاوریم. این ایده ها را به کمک کلمه یا عبارت بیان می کنیم.

*       در مرحله ی تهیه  طرح اولیه کارهای زیررا انجام می دهیم:

*       تعیین عناوین داخلی در سطوح مختلف تا رسیدن به ایده ساده

*       ایده ساده فاقد عنوان داخلی است و حداکثریک پاراگراف است.

*       تعیین توالی منطقی عناوین داخلی در هر  سطح

*       شماره گذاری عناوین داخلی

*       برای شماره گذاری عناوین داخلی از سیستم شماره گذاری پئانو استفاده می کنیم.در این سیستم از ارقام و یا ارقام و الفبا برای شماره گذاری استفاده می شود.

*       کار تهیه طرح اولیه متن اصلی شبیه یک برنامه یا بطور کلی یک سیستم است.

*       در این مرحله نوشتن دستورهای برنامه (کد کردن) انجام نمی گیرد. در واقع معلوم می کند چه واحد های متنی خواهیم داشت وشالوده منطقی متن  اصلی چگونه خواهد بود.به این صورت متنی که تولید خواهد شد واحدمند و ساختمند و دارای انسجاممنطقی خواهد بود.





مزایای تعیین عناوین داخلی متن و توالی و ارتباط منطقی بین آنها:

*       وضوح بخشیدن به متن اصلی

*       واحدمند و ساختمند کردن متن اصلی

*       کمک به خواننده در دریافت و احاطه بهتر مطلب

*       تسهیل از سرگیری مطالعه در صورت گسسته شدن رشته مطالب

*       امکان ارجاع به قسمت های مختلف متن

*       تسهیل یافتن مطلب مورد نظر خواننده ( از روی فهرست مطالب)

*       امکان ایجاد ارتباط بین قسمت های مختلف تأمین تفکر سامان مند برای ارائه کننده و خواننده درباره موضوع

*       صرفه جویی در زمان از طریق اجتناباز پریشان اندیشی و تسهیل تمرکز روی  یک ایده مشخص.



کسب و سازماندهی اطلاعات

*       چنانچه اطلاع با مطالعه منابع کتابخانه ای بدست آید، باید کارهای زیر را انجام دهیم:

*       آ: ارزیابی دوباره منبع

*       ب: یادداشت برداری

*       پ: سازماندهی اطلاعات

*       اگر اطلاع از راه های دیگر(آزمایش، مشاهده، مصاحبه، پرسش نامه) بدست آید، باید یادداشت های مربوطه را متناسباً رده بندی و سازماندهی کرد تا بعداً در مرحله تولید متن اصلی، بکار روند.



آ: ارزیابی دوباره منبع

*       این ارزیابی هم باید با دقت و در عین حال با سرعت انجام شود.

*       هدف: اینکه مشخص کنیم از چه قسمت هایی از منبع، به چه میزان، در مورد کدام عنوان داخلی و چگونه استفاده شود.

*       همچنین معلوم می شود که کدام منابع می توانند اصلی و کدام منابع فرعی باشند.

*       چند و چون بهره گیری از منبع و اهمیت آن  نیز معلوم می شود.



ب: یادداشت برداری

*       از برگه، کارت یا فیش مخصوصی استفاده می شود.

*       برای استفاده بهینه از زمان باید یک ”سیستم“ کارا و سریع داشته باشیم.

*       باید به طرز سامانمند عمل کنیم.

*       دو روش وجود دارد:

*       تلخیص

*       نقل قول

*       کارت یادداشت سه اندازه استاندارد دارد:

*       12.5 × 20 cm، 10 × 15 cm ، 7.5 × 12.5 cm



تلخیص

تعریف:

خلاصه کردن  و بیان مطلب در کوتاه ترین حد بدون اینکه خدشه ای به معنا وارد کند.



عوامل مطرح در تعیین حد تلخیص:

*       هدف تلخیص

*       کمیت مطلب مرجع

*       مخاطب

*       دقت مورد انتظار

*       کمیت متن در دست تولید

*       ملاحظات مدیریتی

*       ملاحظات فنی



نکات مهم در تلخیص به ویژه تلخیص مطلب علمی –فنی:

*       رعایت ایجاز در حد ممکن

*       حفظ دقت و اعتبار مطلب

*       حفظ معنای اصلی مطلب

*       حفظ انسجام زبانی

*       رعایت سادگی و روانی



روش کلی تلخیص

*       مطالعه دقیق و چند باره مطلب مرجع

*       یادداشت کردن مفاهیم و موضوعات مهم

*       انتخاب چهار تا شش مفهوم مهم تر

*       نوشتن یک یا دو جمله در شرح هر مفهوم

*       بیان تعداد، نوع و ایده اصلی شکلها و جدول های مهم تر در یک یا دو جمله

*       نوشتن دو یا سه جمله حاوی نتیجه اصلی  مطلب در انتهای خلاصه

*       افزودن یک یا دو جمله آغازین به عنوان مقدمه یا مدخل خلاصه

*       ویرایش دقیق جملات نوشته شده



نقل قول

نقل قول غیرمستقیم:

بیان معنای مطلب است با سبک زبان تولید کننده متن درنقل قول غیر مستقیم کار های زیر را انجام می دهیم :

*       مطالعه دقیق مطلب مرجع

*       حصول اطمینان از درک معنای مطلب

*       کنار گذاشتن مرجع

*       اندیشیدن

*       بیان معنای مطلب

*       ویرایش نوشته



نقل قول مستقیم:

انتقال کلمه، عبارت، جمله یا جملاتی از متن مرجع است به متن در دست تولید

موارد استفاده ازنقل قول مستقیم:

*       در بیان مطلب از متون مقدس

*       در بیان قوانین، قواعد و دستورهای رسمی و فرمان های تاریخی

*       در بیان فرمول ها و تعریف های علمی

*       وقتی کلمات در متن مرجع نقش اساسی در انتقال منظورنویسنده دارند.

*       وقتی ایده ای آنچنان واضح و گویا بیان شده که هر گونه تغییر در جملات متن اصلی، معنا را عوض کند.



نکات مهم درنقل قول مستقیم :

*       تمام تأکیدها و نشانه های سجاوندی موجود درمتن مرجع باید حفظ شود.

*       در صورتی که خود بخواهیم روی جزئی تأکید داشته باشیم باید در پا نوشت قید کنیم ” : تأکید ازماست”.

*       برای حذف یک قسمت، از(...)استفاده می کنیم.

*       برای اصلاح قسمتی از مطلب پس از قید بی تغییرآن قسمت نظرخود رادر[ ]  می نویسیم.

*       اگر دو نوشتپار منقول متوالی داشته باشیم، بین آن دو یک سطر فاصله می گذاریم.

*       درج بیش از یک نوشتپار منقول درصفحه توصیه نمی شود.

*       اگر اندازه مطلب منقول بیش از نیم صفحه با شد، بهتر در بخش پیوست ها ذکر شود.



سازمان دهی اطلاعات

*       پس از کسب اطلاعات و تهیه یادداشت های لازم، آن ها را بر حسب توالی منطقی بین عناوین داخلی مرتب می کنیم.

*       یادداشت ها هر چه مرتب تر و سامان یا فته تر با شند، استفاده از آنها سریع تر می شود.



تولید متن اصلی

*       مهم ترین و اساسی ترین مرحله کار

*       اندیشه واحساس ارائه دهنده بیشترین نقش را در تولید متن دارند.

*       داشتن مهارت نگارش و در عین حال توجه به ویژگی های زبانی و سبک علمی- فنی، الزامی است.

*       نتیجه کار:  طرح اولیه متن اصلی ویادداشت هایی درباره هر یک از عناوین داخلی.

*       کار تولید متن



امکانات لازم برای شروع نوشتن:

*       تهیه وسایل معمول وانتخاب مناسب زمان ومکان

*       فرهنگ لغت فارسی

*       فرهنگ لغت بیگانه(یک زبانه)

*       کتاب آیین نگارش

*       کتاب دستور زبان فارسی

*       دایرۃ المعارف فارسی وبیگانه

*       فرهنگ لغات تخصصی

*       فرهنگ لغات فارسی – بیگانه



روش کار در تولید متن اصلی

*       تهیه پیش نویس متن اصلی

*       بازخوانی و تهیه نسخه اول

*       درج پانوشتها

*       درج شکلها و جدولها

*       نوشتن نتیجه و خلاصه نهایی

*       دیگرخوانی و اعمال نظرات دیگران

*       بازخوانی و کنترل نهایی

*       ویرایش نهایی و تهیه نسخه نهایی



روش کار در تهیه پیش نویس

١) بررسی دوباره طرح اولیه متن اصلی و اعمال تغییرات لازم

٢) تصمیم گیری نهایی در مورد توالی منطقی عناوین داخلی

٣) انتخاب یک عنوان داخلی با رعایت توالی منطقی

٤) بررسی یادداشت های مربوط به این عنوان

٥) اندیشیدن به خصوصیات مخاطب و هدف اصلی ارائه

٦) طرح ایده اصلی ذیل همین عنوان داخلی و مقدمه چینی مناسب

٧) تعریف مفاهیم و اصطلاحات

٨) شرح و بسط موضوع با استفاده از عناوین داخلی تر و تصمیم گیری درست درمورد شروع و پایان هر نوشتپار

٩) تنظیم درست نوشتپار(های ) مربوط به نتیجه بحث مطرح شده

١٠) انتخاب عنوان داخلی با رعایت توالی منطقی و تکرار از کار شماره ٤به بعد



روش های بسط مطلب

*       روش های متداول در تولید متون علمی-فنی :

*       بسط زمانی : شرح پدیده با رعایت ترتیب زمانی

*       بسط مکانی : شرح پدیده بر اساس موقعیت مکانی اجزاء تشکیل دهنده آن و بیان ارتباط بین آنها

*       بسط از مطلب آشنا به نا آشنا : شروع از آنچه خواننده می داند و سپس شرح مطالب مرتبط با آنها که خواننده نمی داند.

*       بسط از طریق تشابه : شرح از طریق تشابه مطالب آشنا با نا آشنا

*       بسط از ساده به پیچیده : مشابه روش بسط از آشنا به ناآشنا، با این تفاوت که نویسنده از اصول پایه به موارد پیچیده تر می رسد.

*       بسط از طریق تضاد : در این روش بر خلاف روش تشابه، تفاوت ها بیان می شوند.

*       بسط از علت به معلول : در این روش ابتدا دلایل بروز معول مطرح شده و به شرح نتایج ختم می شود.

*       بسط از معلول به علت : با بیان نتایج شروع شده و سپس علل پدیده معرفی می شوند.

*       بسط از کل به جزء : ابتدا کلیات وسپس جزئیات ارائه می شوند.

*       بسط از جزء به کل : عکس روش قبل است.



خصوصیات نوشتپار (پاراگراف)

*       مقداری از متن است که فقط یک ایده ساده را بیان می کند.

*       بهتر است، اندازه اش بین ١٠٠تا ١٥٠کلمه باشد.

*       با یک یا دو جمله اصلی شروع می شود که در آنها ایده اصلی مطرح می شود و سایر جملات نوشتپار نیز چیزی جز شرح و بسط همین جمله (ها) نیست.

*       دارای تعدادی جمله توضیحی است که به کمک آنها، ایده مطرح شده در جمله (ها) ی آغازین شرح داده می شود.

*       واحد کنترل کمی-کیفی و نیز واحد انتقال اطلاعات است.

*       هر نوشتپار را با عبارت یا جمله ارتباط دهنده با نوشتپار قبلی شروع می کنیم تا بین هر دو نوشتپار پی در پی ارتباط معنایی برقرار شود.

*       ایده نوشتپار معمولاً مربوط است به:

*       تعریف یک مفهوم، پدیده، روش یا مسئله

*       رده بندی پدیده ها یا روش ها

*       مقایسه پدیده ها، روش ها و ....

*       تحلیل و بررسی یک پدیده یا روش

*       ارائه مثال از یک پدیده و شرح آن

*       یک تصنیف کوچک و کامل، حول یک ایده مشخص

*       توالی: جملات نوشتپار توالی منطقی دارند.

*       تأکیدمندی: نکات مهم با جملات صریح تر و با تأکید بیشتر نوشته می شوند.



کنترل کمی

*       شمارش کلمات هر جمله از نوشتپار

*       ایجاد تعادل نسبی در اندازه جملات، تقسیم جمله طولانی به دو جمله و برعکس

*       حذف کلمات و عبارات غیر لازم از هر جمله

*       ایجاد تعادل نسبی در اندازه نوشتپارهای پی در پی                     



کنترل کیفی

*       اعتبار و دقت علمی-فنی

*       وجود ارتباط معنایی و انسجام آنها بین نوشتپارهای پی در پی

*       منطق مندی و صحت استدلال ها

*       انتخاب مناسب عنوان اصلی و عناوین داخلی

*       رعایت ویژگی های سبک و زبان متن علمی-فنی

*       انتخاب درست و به جای کلمات

*       وجود مقدمه مناسب

*       رعایت آیین نگارش

*       استفاده درست و به جا از علایم سجاوندی

*       نوشتن درست ارقام و اعداد

*       درج درست پانوشت ها

*       انتخاب معادل اصطلاحات بیگانه و نوشتن صحیح املای آنها

*       درج صحیح نوشتپار در صفحه (رعایت فاصله ها از دو کران کاغذ)

*       درج صحیح نوشتپار منقول

*       وضوح شکل ها و جدول ها (که معمولاً بین نوشتپارها درج می شوند.)

*       انتخاب محل مناسب برای درج شکل ها و جدول ها

*       مناسب بودن رسم الخط (و در صورت لزوم رعایت

*       تنوع در رسم الخط)

*       نوشتن درست فرمول ها، واحدها، مقیاس ها،

*        کوته نوشت ها

*       رعایت حاشیه گذاری مناسب

*       انتخاب رنگ (های) مناسب برای جوهر

افرادی که جهت مطالعه و اظهار نظر در مورد متن انتخاب می شوند:

Ø       فرد یا افرادی با خصوصیات مخاطب

Ø       یک یا چند نفر با معلومات همسطح با معلومات ارائه کننده در موضوع

Ø       یک یا چند نفر با معلومات فراسطح معلومات ارائه کننده در موضوع



How to Improve your Written Presentation

By Linda McGrory


Now, I don’t want to sound like an English teacher, but have you considered the effect of your written word on your prospects? And I’m not talking about what you say, or the content of your letters and emails, but rather how you write and present that content. Because this can make a big difference – the difference between selling or not selling your product.

Carrying out your business online means that the only way you can represent yourself and your professionalism is through the written word. So even though you may be at your computer in your pyjamas, you want to sound as if you’re dressed in business suit, briefcase in hand!


What you are aiming for is professional but friendly – too ‘chummy’ and your prospects will not take you seriously enough; too professional and you’ll bore the pants off everyone! You want people to respect you and trust your word, and this will not happen if your presentation is sloppy, filled with jargon, spelling mistakes and bad grammar.

Now there are more English grammar books out there than I can count, and I really don’t want to suggest that you try and read them start to finish – you’ll end up with severe indigestion. But what I do want to do is just to take you through the basics – enough to ensure that your written word can help you achieve your aims.


So let’s suppose you now have to write a sales letter, a newsletter or an article; you know what you want to say, and you’ve drafted your copy. What do you have to do now?


1) Never use all capital letters: it’s the equivalent of SHOUTING online, and is considered very bad manners and most people will simply move on.


2) Always use the spellchecker on your computer, even if you think you’ve not made any mistakes, believe me they’re probably there. Of course, a spellchecker is not going to pick up every mistake – ‘their’ and ‘there’ for instance.

3) And even when you have run your spell check, you must proofread your copy. Print it out and read the hard copy. You will pick up more errors that way than trying to read it through on screen. If you are unsure of the difference between ‘their’ and ‘there’, invest in a good dictionary and look up the words. Always, always check, even if you are only slightly uncertain about a spelling.


4) Remember punctuation? Well, surprisingly, it does serve a purpose: simply, that it enables your reader to understand your message. A long sentence without commas can become unfathomable. If your reader has to stop and go back to pick up the threads, you’ve lost him/her. In today’s instant society, especially online, people do not want to have to take the time to work out what you are saying – they want it served up on a plate! And if that means putting in a few commas, then do it.


5) Don’t make your paragraphs too long – your reader will find it too difficult to follow. Three or four sentences would be about the right length. Also keep your sentences a reasonable length – this would also solve any problems as to where to put those commas!


6) In your efforts to sound business-like, don’t use difficult words. If your reader finds your words hard to understand, then he/she will stop reading. Use everyday language, not words you’ve found in a Thesaurus – you won’t sound more knowledgeable, just pompous.


7) And now we come to the tricky subject of apostrophes! Many people don’t understand them and therefore don’t use them. But as with other punctuation, they are important and can change your meaning if used incorrectly. They have two basic uses: the first is to indicate that letters are missing, for example, ‘don’t’ for ‘do not’. Easy, yes? The second is the one most people have difficulty with and that is when the apostrophe is used to indicate possession. So, for example, ‘the dog’s bones’ – one dog with bones, but, ‘the dogs’ bones’ – two or more dogs with bones. Another problem area is ‘it’s’ and ‘its’. There is a simple rule to remember: the apostrophe is only used as a contraction for ‘it is’ and not for possession. And finally, don’t use apostrophes in plurals: one cat, two cats!


So there you have it. It’s really not too difficult, and the good news is that nowadays you really don’t have to worry too much about the finer points of English grammar such as split infinitives. So good luck and happy writing!

( 1 رای )
 

اضافه‌ كردن نظر





کد امنيتي
باز خوانی تصویر امنیتی

مدیریار در یک نگاه

عمومی
مدیریت بحران مدیریت آموزش مبانی سازمان مدیریت خدمات مدیریت راهبردی مدیریت و حقوق مباحث ویژه و کاربردی
منابع کنکور مدیریت مصرف نظارت و کنترل مدیریت نوآوری مدیریت تبلیغات مدیریت بانکداری گفتار مدیران اسلام مدیریت و تکریم مشتری
دلنوشته ها مدیریت تعارض مدیریت انتقادی مدیریت انسانی
مدیریت بازاریابی مدیریت مشارکتی معرفی کتب مدیریت مدیریت فناوری اطلاعات
مدیریت فقیه مدیریت دولتی مدیریت انگیزش مدیریت عمومی
دانشجوهای من مدیریت جهانگردی مدیریت و حسابداری مدیریت مالی و اقتصادی
مدیریت تغییر مدیریت فروش مدیریت صنعتی فناوری های روز مدیریت و رهبری مدیریت حمل و نقل مدیریت و کنترل پروژه مدیریت و تفکر سیستمی
مدیریت رفتار مدیریت بودجه مدیریت اجرایی مدیریت پزشکی مدیریت تکنولوژی مدیریت تربیت بدنی مدیریت دانش و دانایی مدیریت اداری و سیاسی
مدیریت زمان مدیریت اخلاق داستان مدیریت مدیریت بازرگانی مدیریت تطبیقی دانشمندان مدیریت مدیریت تولید و محصول مدیریت رسانه و ارتباطات
طنز مدیریتی مدیریت ریسک مدیریت فرهنگی جملات مدیریتی مدیریت جلسات نظریه های مدیریت مدیریت و مفاهیم نوین جامعه شناسی سازمان
مدیریت علوی مدیریت شهری مدیریت خلاقیت مدیریت بهره وری مدیریت اسلامی مدیریت فناوری نانو مدیریت و روش تحقیق روانشناسی کار و مدیریت
عکس و مکث مدیریت خانواده مدیریت عملکرد مدیریت کتابداری تجارت الکترونیکی مدیریت سازماندهی
هماهنگی در مدیریت مدیریت و مهندسی ارزش
مدیریت NGO مدیریت ساختار مدیریت استرس پژوهش عملیاتی
مهندسی مدیریت مدیریت روابط عمومی خلاصه کتب مدیریت مهندسی فناوری اطلاعات
ابیات برگزیده مدیریت تعاونی مدیریت گروه ها اصول سرپرستی مدیریت و تفکر ناب مدیریت ذهن و هوش
مدیریت تحول و توسعه مدیریت کیفیت و استاندارد
مدیریت زنان مدیریت بیمه مدیریت انرژی مدیریت جهانی مدیریت و مشاوره مدیریت تصمیم گیری مدیریت و برنامه ریزی مدیریت حقوق و دستمزد
آینده پژوهی مدیریت واردات مدیریت صادرات مقالات مدیر مسئول مدیریت و فقه اسلامی مصاحبه های مدیریتی مدیریت هزینه و درآمد کمال و بالندگی سازمان
Top