الف – طبقه بندي بر حسب قلمرو استفاده

فرمهاي داخلي که در بخش کوچکي از سازمان مورد استفاده قرار مي گيرند , مثل فرم کار آموزي که در واحد آموزش , به کار مي رود .

فرمهاي استاندارد که در کليه بخشهاي سازماني مورد استفاده اند  , مثل برگ مرخصي و يا ليست حقوق .

ب- طبقه بندي بر حسب کار و وظيفه فرم

1-فرمهاي پرسنلي , مثل حکم استخدام

2- فرمهاي مالي , مثل دفتر روزنامه

3- فرمهاي آموزشي , مثل کارنامه دانشجو

4- فرمهاي تدارکي , مثل فرم خريد

5- فرمهاي تعميراتي و نگهداري وسايل ساختمان , مثل برگ بازديد از وسايل موتوري و شناسنامه وسايل ساختمان .

6- فرمهاي متفرقه .



مراحل بررسي و کنترل فرم

براي بررسي فرمهاي سازماني و ايجاد بهبودي در آنها , طي مراحل زير ضروري است:

مرحله اول _ بررسي فرمهاي موجود

در اين مرحله آناليست , نمونه اي از فرمهاي موجود سازماني را جمع آوري مي کند .

مرحله دوم _ تجزيه و تحليل فرمهاي موجود

در اين مرحله , آناليست , با تجزيه و تحليل اطلاعات موجود به بررسي نقايص , کاستيها , و ايرادات و نارسيهاي فرمهاي موجود مي پردازد .

مرحله سوم _ تهيه طرح پيشنهادي براي فرمهاي مورد نياز

در اين مرحله آناليست با استفاده از اطلاعاتي که از مراحل پيشين به دست آورده است , براي تهيه هر يک از فرمهايي که وجودشان را براي سازمان ضروري تشخيص دهد , قدمهاي زير را بر مي دارد :



1-تعيين هدف فرم

آناليست در ابتدا , بايستي به روشني مشخص کند که منظور از تهيه فرم چيست و مديريت با استفاده از فرم, قصد دارد به چه نتايجي دست يابد .

2- تعيين عنوان فرم

فرم به وسيله عنوان شناخته مي شود , بنابراين آناليست بايد در تعيين عنوان فرم , دقت کافي کند , به نحوي که در عين سادگي گوياي محتواي فرم باشد

3- تعيين شماره يا کد فرم

معمولا براي فرمها , شماره اي در نظر گرفته مي شود که اين شماره , يکي از مشخصه هاي فرم است براي شماره گذاري فرمها مي توان از اعداد , حروف و يا از ترکيبي از آنها استقاده کرد .

4- نظر خواهي از تکميل کنندگان و استفاده کنندگان فرم

آناليست بايستي اطلاعات کافي را درباره واحدهايي که از فرم استفاده مي کنند , کسب کند و فرم را با توجه به نياز واحدها و توان تکميل کنندگان تنظيم نمايد .

5- تعيين اطلاعاتي که بايد در فرم درج شوند

لازم است که فرم فقط مشتمل بر اطلاعاتي باشد که به آنها احتياج است . هر موردي که در فرم گنجانده ميشود, بايستي حتما مورد استفاده قرار گيرد .  در غير اين صورت , موجب پيچيدگي فرم و اتلاف وقت و هزينه خواهد شد .

6- تهيه طرح فرم

حال آناليست , مي تواند به طرح ريزي فرم بپردازد و از ابتکار و خلاقيت خود و همچنين از شناختي که به دست آورده است , مدد بگيرد و براي فرم مورد نظر, طرحي در اندازد که در عين شکيل بودن , پاسخگوي نياز واحد نيز باشد .

7- استفاده آزمايشي از فرم در يک واحد نمونه

با توزيع فرم در يک واحد کوچک , قبل از اينکه فرم در سطح گسترده اي توزيع شود و صرف هزينه زيادي را سبب گردد , مي توان به اشکالات و نقايص احتمالي فرم پي برد و به اين ترتيب  از عکس العمل ها و بازخوري که تکميل کنندگان فرم و استفاده کنندگان آن, نشان مي دهند , استفاده کرد .

8- جرح و تعديل فرم , با استفاده موثر از باز خور

در اين مرحله آناليست با استفاده از نقطه نظرات افراد ذينفع و اشکالات واقعي, تغييرات و اصلاحات مورد نياز را در فرم ايجاد مي کند .

9- تهيه فرم نهايي

پس از انجام تغييرات لازم, فرم نهايي تنظيم مي شود و به ضميمه برگ دستور چاپ فرم, براي مديريت ارسال ميگردد تا در صورت تاييد, براي چاپ آن اقدام شود.

اسم

پست الکترونیک

وب سایت

عنوان

باکس نظر

کوچکتر | بزرگتر

اضافه کردن نظر پیش نمایش