برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل پنج اصل اساسی مدیریت است. مدیران باید برای همه ی این اصول از مهارت کافی برخوردار باشند.

فنون برگزاري مؤثر جلسات

فنون برگزاري مؤثر جلسات
برگرفته از سمینار علمی – آموزشی دکتر صمیمی
گردآوری: مهدی یاراحمدی خراسانی


با هدف آشنايي مديران و كارشناسان سازمان با اصول مديريت نوين ، سمينار علمي – آموزشي فنون برگزاري مؤثر جلسات با حضور دكتر صميمي در ارديبهشت ماه سال جاري در مشهد مقدس برگزار شد.

ابتدا دكتر صميمي مقدمه اي را در خصوص اداره جلسه ايراد كرد و افزود اداره جلسه يكي از شاخص ترين و پر چالش ترين وظايف هر مدير است . جلسه ناموفق و ضعيف بجاي آن كه مؤثر باشد آسيب مي رساند . ايشان در ادامه به اهميت و ضرورت برگزاري جلسات پرداخت و گفت : مسؤولان اداري در سازمان ها همواره سعي مي كنند با برگزاري جلسات و تجمع افراد مجرب ، متخصص و انديشمند در بهره گرفتن از افكار و نظريات مفيد و سازنده آنان به نتايج مورد انتظار و حل مسايل اداري دست پيدا كنند . همكاري و همفكري ياران اداري در به ثمر رسيدن فعاليت هاي محول شده و اخذ تصميم هاي لازم در خصوص موضوعات مورد بحث در جلسات مي تواند به راه حل هاي مناسب منجر شود . دراسلام اهميت خاصي به نظر خواهي داده شده و رأي جدي و مشورت خواهي با زيردستان و برقراري ارتباط با همكاران از اصول ارزشمند است . « و شاورهم في الامر و اذا عزمت فتوكل علي الله » وي در ادامه به انواع جلسات بر حسب موضوع پرداخت به جلساتي از قبيل جلسات كارشناسي ، جلسات اطلاع رساني ، جلسات توجيهي ، جلسات هماهنگي ، جلسات ابلاغ دستورات ، جلسات مشورتي ، جلسات كميته ، جلسات كارگاهي ، جلسات آموزشي ، جلسات فوق العاده ، جلسات در مواقع بحران كه به اهداف و چگونگي برگزاري جلسات مذكور اشاره شد .
نحوه اداره جلسات از ديگر مباحثي بود كه دكتر صميمي به مراحل اجراي آن پرداخت و ويژگي هاي رئيس جلسه را برشمرد . وظايف رئيس جلسه ، قبل و در خلال جلسه و پايان جلسه از سلسله مباحثي بود كه در راستاي نحوه اداره جلسات مورد بحث و تبادل نظر قرار گرفت .
از ديگر عوامل تشكيل دهنده جلسات ، فردي است كه وظايف دبير جلسه به عهده او مي باشد . وظايف دبير جلسه قبل از شروع جلسه ، در خلال جلسه و در پايان جلسه هم از سوي دكر صميمي مورد بحث و تبادل نظر قرار گرفت . وي در ادامه به چگونگي برخورد با عوامل رفتاري داخل جلسه توسط رئيس جلسه پرداخت و به خصوصيات رفتاري اعضاء جلسه و رئيس جلسه و رابطه بين آنها سخناني ايراد كرد .
دكتر صميمي افزود تدبير در جلسه ميسر نيست و به مقدماتي نياز دارد كه بايد پيش بيني شود و هنگامي كه نوع جلسه مشخص مي گردد تمهيدات جلسه دقيق تر حاصل مي شود و آن گاه كه رئيس جلسه با چالش هاي مختلف روبرو گرديد هدف اصلي را بايد مد نظر داشته باشد و با درايت خود جلسه را با سلامت و موفقيت به پايان برد و نتيجه مطلوبي حاصل گردد كه براي عضو در جلسات آينده خاطره اي خوش بر جاي گذارد كه با اشتياق شركت نمايد و در نهايت مشكلات سازمان حل شود .