السلام علی الحسین (ع)

مديريار دست تمامي صاحب نظران و انديشمندان عرصه ي مديريت را در مسير توليد علم و توسعه ي نرم افزاري به گرمي مي فشارد.

  عمومی     فناوری اطلاعات     مباحث مرتبط مدیریتی     موضوعات طبقه بندی شده مدیریت  
  شما اینجایید :   صفحه نخست فناوری اطلاعات مدیریت فناوری اطلاعات معرفي نرم افزارهاي اتوماسيون اداري
معرفي نرم افزارهاي اتوماسيون اداري چاپ فرستادن به ایمیل
پنجشنبه, 12 دی 1387 ساعت 13:51

معرفي نرم افزارهاي اتوماسيون اداري...OA

تشكيل پايگاههاي اتوماسيون اداري در هر سازماني ، لازم و ضروري است

محمد حسين خامه چيان
 
 

مقدمـه

 امروزه در عصــر ســــرعت و ارتباطــات و با وجود شبكه هاي جهاني خارجي و داخلي(Internet , Intranet )، پايه و اساس ايجاد موضوعات مختلف بر مبناي سرعت انتقال داده ها از جائي به جاي ديگر و امكان دسترسي سريع و آسان به داده ها پايه ريزي ميشود . لذا خود موضوع ارتباطات نيز از اين موضوع استثناء نبوده و امروزه از اهميت ويژه اي برخوردار است و چون بخش مهمي از ارتباطات هر سازماني را ، مكاتبات آن سازمان تشكيل مي دهد ، لذا اهميت اين موضوع در مكاتبات هر سازمان نيز خود را نشان مي دهد .

 در روشهاي سنتي و البته معمول فعلي ، مكاتبات سازماني ( چه داخلي و چه خارجي ) با استفاده از نامه نگاري هاي معمول و بواسطه كاغذ انجام مي پذيرد ، البته ممكن است در اين راستا ، براي ارسال مكاتبات فوري تر از دستگاههائي مانند نمابر نيز استفاده شود ، ولي آنچه مهم است اينكه همواره از اين روشها استفاده نمي شود .

 با توجه به ايجاد شبكه ها و با توجه به اين موضوع كه اكثر نرم افزارهاي امروزه با شبكه هاي فوق پشتيباني مي شوند ، امروزه براي تسهيل در امر مكاتبات و بالا بردن سرعت انتقال داده ها ، از نرم افزارهاي تحت شبكه اي به نام نرم افزارهاي اتوماسيون اداري مي توان بهره برد كه در ادامه اين مقاله به معرفي بيشتر اينگونه نرم افزارها پرداخته ميشود .

معرفي اجمالي نرم افزار هاي اتوماسيون اداري 

نرم افزارهاي اتوماسيون اداري ، نرم افزارهائي هستند كه توسط آنها ، مكاتبات داخلي و خارجي يك سازمان به سرعت و بدون داشتن نياز به كاغذ ، انجام گرفته و لذا نيازي به نامه نگاريهاي مرسوم اداري نيست . مزيتهائي كه اين گونه نرم افزارها ، نسبت به مكاتبات فعلي دارند و مي توان از آنها نام برد عبارتند از :

ارائه گزارشهاي متنوع ، كاربردي و مديريتي از مكاتبات انجام شده .

به عنوان مثال ، مهمترين اين گزارشات عبارتند از :

 1 -  گزارش از كارتابل

 2 -  گزارش دفتر انديكاتور

 3 -  گزارش ارجاع كارها و نامه ها

 4 -  گزارش پيگيري ارجاعــــات

 5 –  گزارش مكاتبات بدون پاسخ

 6 -  گزارشهاي آماري ( به صورتهاي مختلف مديريتي ، نموداري ، ...)

 7 – گزارشهاي مربوط به سابقه يك نامه

( البته در مكاتبات فعلي نيز ، مي توان بعضي از اين گزارشگيريها را انجام داد ولي چيزي كه مهم است سرعت انجام كار است .)

ايجاد تعداد نامحدودي دبيرخانه و در هر دبيرخانه تعداد نامحدودي دفتر انديكاتور با ســـــاختارهـــــا و ماهيتهاي مختلف و گوناگون ، به عنوان مثال : دفتر انديكاتور نامه هاي داخلي ، خارجي ، عادي ، محرمانه و ...

 ثبت مشخصات كامل يك نامه ، به عنوان مثال : نام دفتر انديكاتور ، شماره ثبت نامه ، تاريخ ثبت ، طبقه بندي نامه ، نحوه ارسال ، فوريت نامه ، تهيه كننده نامه ، موضوع نامه ، تاريخ پيگيري ، شماره دبيرخانه مركزي ، شماره هاي عطف و پيرو ، يادداشت ، پيوست ، شرح پيوست ، اهميت نامه ، امكان پيوست مدارك مختلف به نامه و گزارشگيريهاي مختلف از هر يك از موارد فوق .

ايجاد تسريع در مكاتبات ، مخصوصا" مكاتبات خارجي كه نياز به وقت و زمان بيشتري دارد و در نتيجه تسريع در امور سازماني . ذكر اين نكته مهم است كه هر چه سرعت ارسال يك نامه بيشتر باشد ،سرعت دريافت پاسخ آن نامه نيز بالاتر ميرود .

جستجو و بازيابي يك نامه به طرق مختلف و متنوع با سرعتي بالا . البته بسته به نرم افزار مورد استفاده ، مي توان يك نامه را ، بوسيله هركدام از مشخصات ثبت شده آن و يا تركيبي از آنها بازيابي نمود .

 

معرفي كلي تر نرم افزار

 نرم افزارهاي اتوماسيون اداري با نگرش بر مفهوم مديريت گردش كار ، به گونه اي طراحي گرديده اند تا كليه كارهاي مكاتباتي و درجريان يك سازمان را كه منجر به توليد و گردش اطلاعات و مستندات در سطح سازمان و حتي در سطحي فراتر از يك سازمان خواهد شد را مديريت نمايند .

 بخشي از عمده ترين اطلاعات در گردش هر سازمان ، در قالب مكاتبات داخلي و خارجي آن سازمان صورت مي گيرد و نرم افزارهاي اتوماسيون اداري به گونه اي طراحي و توليد گرديده اند تا بتوانند تمام نيازهاي سازمان را تأمين كرده و لذا يك سيستم يكپارچه گردش اطلاعات توليد كنند .

 مفهوم مديريت گردش كار و طراحي و توليد نرم افزارهاي مبتي بر معماري امروزه در فناوري اطلاعات ( IT ) Information Technology ، مورد توجه بسياري از شركتهاي نرم افزاري قرار گرفته و بزرگترين شركتهاي نرم افزاري جهان از جمله Micro soft ، IBM ، Oracle ، Compaq و … سرمايه گذاريهاي عظيمي را در طراحي و توليد نرم افزارهاي مناسب و كاربردي در اين بخش نموده اند و نمونه هاي موفقي را نيز طراحي نموده اند .

 در كشور عزيزمان ايران ، نيز نرم افزارهائي در اين رابطه طراحي و توليد شده اند كه به عنوان نمونه اي از نرم افزارهاي اتوماسيون اداري ميتوان به نرم افزارهاي طراحي و توليد شده توسط شركت گويا سيستم ، شركت بريد سامانه نوين و يا شركت همكاران سيستم اشاره كرد . اين نرم افزارها مبتي بر WEB و شبكه هاي TCP/IP )Transmission Control Protocol / Internet Protocol ) ، ( پروتوكل كنترل انتقال / پروتوكل اينترنت – مجموعه قراردادهاي كنترل قرارداد ) طراحي شده اند ، لذا هر كاربر ميتواند با داشتن يك سيستم رايانه ، سيستم عامل Window 9x و يك پويشگر شبكه ( Browser ) مانند  IE ) Internet Explorer ) به آن دسترسي داشته و به راحتي و با استفاده از كمترين زمان ممكن مكاتبات خود را به ساير كاربران ارسال كرده و يا دريافت كنند .

كارتابل الكترونيكي

 در نرم افزارهاي اتوماسيون اداري ، كارتابل الكترونيكي يكي از اصلي ترين رابطهاي كاربري مي باشد كه توسط آن مي توان به بخش عمده اي از اطلاعات مورد نياز ، دسترسي پيدا كرد . لذا اولين ابزاري كه يك كاربر به آن نياز دارد ، ايجاد يك كارتابل الكترونيكي مي باشد تا بتواند كليه نامه ها و اسنادي كه براي او ارسال گرديده و يا ميخواهد به فرد ديگري ارسال كند ، از طريق اين كارتابل قابل دسترسي ، انتقال و مديريت باشد . قابليتهائي كه كارتابلهاي الكترونيكي نسبت به نوع دستي آن دارد عبارتند از :

تهيه گزارشهاي مختلف و متنوع از كارتابل .

ارجاع كار به ساير كارتابل ها به صورت تكي و گروهي .

 پيگيري كارهاي انجام شده با سرعتي بسيار بالاتر از كارتابلهاي دستي .

 طبقه بندي سريع و آسان اطلاعات به صورتهاي مختلف .

 تهيه انواع نامه و پيام با انواع پيوستهاي متني ، فايلي ، صوتي و تصويري .

 جستجوي سريع و آسان بر روي تمام اطلاعات موجود در كارتابل به صورت تركيبي .

 پيگيري كارهاي انجام نشده .

 

اطلاعات پايه

 در هر نرم افزار اتوماسيون اداري ، پيكربندي اصلي نرم افزار را ، اطلاعات پايه تشكيل مي دهند . اطلاعات پايه ، شامل آن سري از اطلاعاتي هستند كه هنگام پيكر بندي سيستم وارد شده و در زمانهاي بعدي مي توان از آنها استفاده نمود ، به عنوان مثال ، آدرس كارتابهاي ساير كاربراني كه از سيستم استفاده مي كنند براي رونوشتهاي يك نامه . مهمترين اطلاعات پايه اي كه در اين گونه نرم افزارها ، استفاده ميشود ، شامل موارد زير هستند :

تعريف قسمتها و واحدهاي سازماني و ساختار سازماني

تعريف پرسنل سازمان و كارتابلهاي درون و برون سازماني

تعيين مسير ارسال و دريافت مكاتبات و كارها

فوريت انجام كار

تعريف دفاتر ثبت ( اعم از محرمانه ، عادي و ….)

اسامي شركتها و سازمانها

 تعريف فرمت چاپ نامه ها

ثبت امضاء الكترونيكي

اندازه پذيري

 يكي ديگر از مهمترين توانائيهائي كه هر نرم افزار اتوماسيون اداري بايد دارا باشد ، اندازه پذيري آن است ، به اين معني كه با توجه به گستردگي روزافزون ساختارهاي اداري ، چه از نظر سازماني و چه در گستره جغرافيائي ، اين گونه نرم افزارها بايد قادر باشند كه با ابعاد گوناگون سازمانها خود را هماهنگ كنند .

 در سازمانهاي بزرگ ، مسئله پيچيدگي و تنوع ساختار سازماني و تعداد واحدهاي درون سازماني مطرح مي گردد كه هر يك داراي فرايندهاي متنوع مكاتبات و ثبت و ضبط اطلاعات مربوطه و همچنين ارسال كارها و مكاتبات به ساير واحدها ميباشند .

 با توسعه فعاليت هر سازمان ، اولين مسئله اي كه مطرح ميگردد ، گستردگي جغرافيائي و توزيع ادارات ، شعب و نمايندگيها در سطح يك شهر يا يك كشور و گاه فراتر از آن خواهد بود ، كه در مورد شركتهاي آب و فاضلاب ، اين مسئله به وضوح خود را نشان مي دهد .

 گام ديگري كه يك سيستم اتوماسيون اندازه پذير بايد بردارد ، ارتباط سازمانهاي مختلف با الگوها و ساختارهاي سازماني گوناگون در سطح ارسال و دريافت مكاتبات و در عين حال داشتن استقلال كامل اطلاعاتي در درون خود است و بايد بتواند مكاتبات خود را به صورت بدون كاغذ با ساير سازمانها در سطح شهر و يا فراتر از آن ، ارسال و دريافت نمايد .

 به عنوان نمونه اي از شبكه اتوماسيون اداري ، مي توان به شبكه اتوماسيون اداري استان آذربايجان شرقي اشاره نمود كه در آن بيش از 30 سازمان دولتي و چندين واحد بزرگ صنعتي در بخش ارسال و دريافت مكاتبات درون سازماني و برون سازماني به يكديگر متصل شده اند و كليه كارهاي مكاتباتي خود را از اين طريق انجام ميدهند .

 همچنين مي توان از سازمانها و ارگانهاي زير نيز در اين رابطه نام برد :

 وزارت نيرو ، ا مور مجلس وزارت نفت ، - وزارت پست ، - وزارت دارائي ، - شركت ملي نفت .

ساير امكانات نرم افزارهاي اتوماسيون اداري

 البته اين امكانات در تمامي نرم افزارها وجود ندارد و بسته به نوع نرم افزار ، فرق مي كند . مهمترين امكانات جانبي كه مي توان از آنها نام برد عبارتند از:

 تقويم شمسي و ميلادي .

 دفتر تلفن عمومي و خصوصي .

 تفويض اختيار كاربران .

 تعريف گروه هاي دسترسي .

 مشاهده عملكرد كاربران .

 مشاهده عملكرد كاربران .

 كار بر روي تصاوير ( چرخش ، بزرگ نمائي ، .... )

امكان بازيابي سيكل مكاتبات .

نتيجه گيري

 در پايان ، نتيجه گيري كلي مقاله را با يادآوري اين نكته كه (( امروزه در عصر ارتباطات هستيم )) چنين عرض مينمائم كه : تشكيل پايگاههاي اتوماسيون اداري در هر سازماني ، لازم و ضروري است و با هزينه مناسبي كه دارد ( با توجه به امكاناتي كه در اختيار قرار مي دهد ) ، دسترسي به آن آسان است . البته ، ابتدا بايد يكسري برنامه ريزيها و آموزشهائي در اين زمينه داده شود كه اميد واريم اين مسئله به طور جدي تر و همگاني تري پيگيري شود .

 


( 2 رای )
 

مطالب مرتبط

مدیریار در یک نگاه

عمومی
مدیریت بحران مدیریت آموزش مبانی سازمان مدیریت خدمات مدیریت راهبردی مدیریت و حقوق مباحث ویژه و کاربردی
منابع کنکور مدیریت مصرف نظارت و کنترل مدیریت نوآوری مدیریت تبلیغات مدیریت بانکداری گفتار مدیران اسلام مدیریت و تکریم مشتری
دلنوشته ها مدیریت تعارض مدیریت انتقادی مدیریت انسانی
مدیریت بازاریابی مدیریت مشارکتی معرفی کتب مدیریت مدیریت فناوری اطلاعات
مدیریت فقیه مدیریت دولتی مدیریت انگیزش مدیریت عمومی
دانشجوهای من مدیریت جهانگردی مدیریت و حسابداری مدیریت مالی و اقتصادی
مدیریت تغییر مدیریت فروش مدیریت صنعتی فناوری های روز مدیریت و رهبری مدیریت حمل و نقل مدیریت و کنترل پروژه مدیریت و تفکر سیستمی
مدیریت رفتار مدیریت بودجه مدیریت اجرایی مدیریت پزشکی مدیریت تکنولوژی مدیریت تربیت بدنی مدیریت دانش و دانایی مدیریت اداری و سیاسی
مدیریت زمان مدیریت اخلاق داستان مدیریت مدیریت بازرگانی مدیریت تطبیقی دانشمندان مدیریت مدیریت تولید و محصول مدیریت رسانه و ارتباطات
طنز مدیریتی مدیریت ریسک مدیریت فرهنگی جملات مدیریتی مدیریت جلسات نظریه های مدیریت مدیریت و مفاهیم نوین جامعه شناسی سازمان
مدیریت علوی مدیریت شهری مدیریت خلاقیت مدیریت بهره وری مدیریت اسلامی مدیریت فناوری نانو مدیریت و روش تحقیق روانشناسی کار و مدیریت
عکس و مکث مدیریت خانواده مدیریت عملکرد مدیریت کتابداری تجارت الکترونیکی مدیریت سازماندهی
هماهنگی در مدیریت مدیریت و مهندسی ارزش
مدیریت NGO مدیریت ساختار مدیریت استرس پژوهش عملیاتی
مهندسی مدیریت مدیریت روابط عمومی خلاصه کتب مدیریت مهندسی فناوری اطلاعات
ابیات برگزیده مدیریت تعاونی مدیریت گروه ها اصول سرپرستی مدیریت و تفکر ناب مدیریت ذهن و هوش
مدیریت تحول و توسعه مدیریت کیفیت و استاندارد
مدیریت زنان مدیریت بیمه مدیریت انرژی مدیریت جهانی مدیریت و مشاوره مدیریت تصمیم گیری مدیریت و برنامه ریزی مدیریت حقوق و دستمزد
آینده پژوهی مدیریت واردات مدیریت صادرات مقالات مدیر مسئول مدیریت و فقه اسلامی مصاحبه های مدیریتی مدیریت هزینه و درآمد کمال و بالندگی سازمان
Top