السلام علی الحسین (ع)
 
مدیریت مهمترین فعالیت بشری است.
 
  عمومی     فناوری اطلاعات     مباحث مرتبط مدیریتی     موضوعات طبقه بندی شده مدیریت  
  شما اینجایید :   صفحه نخست فناوری اطلاعات مدیریت فناوری اطلاعات سیستم اتوماسيون اداري
سیستم اتوماسيون اداري چاپ فرستادن به ایمیل
پنجشنبه, 12 دی 1387 ساعت 13:54

تخصصي مديريت فناوري اطلاعات؛سیستم اتوماسيون اداري...OAS

سيستم اتوماسيون اداري از نقاط حياتي و كليدي در نرم‌افزار سازماني مي باشد

 

 

با توجه به نقش كليدي نامه و اتوماسيون اداري در ارتباط رسمي بين سازمانها و موسسات و ايجاد تمهيدات كاملا رسمي در سازمانها براي پوشش اين نياز، اتوماسيون كامل فرايندهاي يك سازمان بدون در نظر گرفتن اين مهم غيرممكن ميباشد. بنابراين سيستم مكاتبات و يا اتوماسيون اداري از نقاط حياتي و كليدي در نرم‌افزار سازماني مي باشد.

  اين سيستم با هدف قرار دادن 2 بخش كلي و حياتي يعني بخش دبيرخانه و ثبت نامه‌هاي وارده و صادره و بخش كارتابل الكترونيك و چرخش خودكار نامه در سازمان قصد دارد اتوماسيون كاملي از نيازمنديهاي اين حوزه را فراهم كرده و ايده‌آل يك سازمان بدون كاغذ (Paperless) را محقق سازد.
ويژگيهاي مهم و كليدي سيستم مكاتبات عبارتند از:


1. دبیرخانه

در هر سيستم مكاتبات و اتوماسيون اداري يكي از مهمترين بخشها توجه به روالهاي دبيرخانه‌اي و ثبت نامه‌هاي وارده و صادره ميباشد. همانطور كه ميدانيم در هر سازماني تمامي نامه‌هاي وارده و صادره قبل از ورود و خروج توسط دبيرخانه شماره و ثبت ميشوند تا در آينده قابل پيگيري بوده و رسميت آنها تاييد شود.

  يكي از اهداف سيستم مكاتبات نرم‌افزار سكو پوشش تمامي انواع دبيرخانه و مدلسازي بهينه فرايندهاي كاري آن ميباشد. به همين منظور امكانات وسيعي در تنظيم روالها و سياستهاي كاري دبيرخانه در اين سيستم قرار داده شده است تا بتواند به بهترين نحو روالهاي كاري را منطبق با روالهاي كاري دبيرخانه سازمان قرار دهد.

  مهمترين ويژگيهاي بخش دبيرخانه عبارتند از:

·  مديريت دفاتر شماره‌دهي

·  مديريت دبيرخانه‌ها

·  سياستهاي كاري و دسترسيهاي دبيرخانه

·  تعريف اقلام اطلاعاتي براي ثبت نامه

 

2. ثبت نامه‌هاي وارده

از مهمترين كاركردهاي سيستم اتوماسيون اداري ثبت نامه‌هاي وارده در سازمان ميباشد.

  ثبت نامه وارده با توجه به ابعاد سازمان و سياستهاي كاري ميتواند روالهاي متفاوتي داشته باشد. اما بطور كلي ميتوان گفت كه ثبت نامه وارده شامل بخشها و مراحل زير ميباشد.

·  تخصيص شماره در دبيرخانه سازمان

·  ثبت مشخصات نامه وارده

·  اسكن تصوير نامه

·  ثبت افراد مرتبط نامه

·  ثبت سوابق نامه (نامه هاي مرتبط)

·  ثبت پيوستهاي نامه

·  طبقه‌بندي موضوعي و بايگاني نامه

 

3. امكانات پيشرفته اسكن تصاوير

با توجه به حساسيت امر اسكن تصاوير در ثبت نامه وارده، هم از حيث سرعت كار براي سازمانهاي با تعداد نامه وارده بالا و هم از حيث كيفيت اسكن و تصوير، در اين سيستم امكانات متنوعي در نظر گرفته شده است. از جمله :

·  بالابردن سرعت كار در ثبت نامه وارده

·  افزايش كيفيت اسكن تصاوير

 

4. جستجوي نامه در دبيرخانه

از امكانات مهم و پركاربرد دبيرخانه جستجوي نامه در دبيرخانه است. كاربران ثبات معمولا براي اصلاح نامه و يا پيگيري وضعيت نامه از جستجوي نامه استفاده ميكنند. به همين دليل داشتن يك جستجوي سريع و آسان از ويژگيهاي مهم هر سيستم مكاتبات ميباشد.

  ضمنا آنان ميتوانند شرايط جستجو را بر اساس دبيرخانه ثبت نامه، دفتر شماره‌دهي، سال ثبت و يا نوع وارده و صادره بودن نامه محدودتر سازند.

  در صورت يافتن نامه بر اساس جستجوي انجام شده، نامه قابل ويرايش، مشاهده و يا ايجاد مشابه خواهد بود.



5. گزارشها

در هر سيستم ثبت اطلاعات يكي از اجزاي تكميل‌كننده، گزارشها و جستجوهاي مختلفي است كه معمولا مديران و مسئولان ذيربط براي اطلاع از جريان اطلاعات از آنها استفاده ميكنند.


6. كارتابل الكترونيكي نامه‌ها

پس از اينكه نامه وارده در يك دبيرخانه ثبت ميشود بايد به دست گيرندگان سيستمي برسد. در روال دستي نامه‌ها پس از ثبت بصورت فيزيكي در اختيار گيرنده قرار ميگرفت و وي نيز پس از درج پي‌نوشت و دستورات مربوطه نامه را به شخص بعدي ارجاع ميداد و اين عمل تا انجام كار مورد نظر ادامه مي‌يافت.
  در سيستم مكانيزه اين كار از طريق سيستم و كارتابل الكترونيكي واحد انجام ميشود. يعني نامه پس از ثبت در كارتابل كاربر قرار گرفته و وي با مشاهده تصوير نامه و اطلاعات مربوطه عمل مورد نظر خود را انجام داده و نامه را همراه با شرح دلخواه به نفر بعد ارجاع ميزند.


7. اقدام و پيگيري

يكي از مهمترين اطلاعاتي كه كاربر به هنگام ارجاع يك نامه ميتواند تعيين كند، تنظيم اقدام ميباشد. كاربر ميتواند براي انجام يك كار براي نفر بعد اقدام تعيين نمايد و براي اقدام تعريف شده مهلت انجام و يادآوري نيز تعيين كند. كاربر دريافت كننده نامه نيز اقدام تعريف شده و موعد انجام را مشاهده نموده و ميتواند براي خود يادآوري تنظيم نمايد.سيستم، اقدامها و پيگيريهاي هر كاربر را در ليستهاي جداگانه‌اي به وي نمايش داده و كاربر ميتواند وضعيت هر اقدام را به كامل شده و يا لغو شده تغيير دهد.


8. چرخه تهيه پيش‌نويس نامه صادره

به منظور پشتيباني از مفهوم سازمان بدون كاغذ نياز به اتوماسيون چرخه توليد نامه صادره وجود دارد. هنگامي كه يك سازمان ميخواهد در يك موضوع خاص نامه‌اي تهيه نمايد معمولا چرخه‌اي طي شده و نامه پس از امضا توسط تاييدكننده نهايي ارسال ميشود.


  در سيستم مكاتبات اداري اين چرخه بطوركامل پشتيباني ميشود و انجام تمامي مراحل زير امكان‌پذير ميباشد :

·  تايپ پيش نويس نامه

·  اصلاح و پاراف پيش نويس نامه

·  تاييد و درج امضا

·  ثبت و صدور و شماره‌دهي

·  ارسال به گيرنده

 


( 1 رای )
 

مطالب مرتبط

مدیریار در یک نگاه

عمومی
مدیریت بحران مدیریت آموزش مبانی سازمان مدیریت خدمات مدیریت راهبردی مدیریت و حقوق مباحث ویژه و کاربردی
منابع کنکور مدیریت مصرف نظارت و کنترل مدیریت نوآوری مدیریت تبلیغات مدیریت بانکداری گفتار مدیران اسلام مدیریت و تکریم مشتری
دلنوشته ها مدیریت تعارض مدیریت انتقادی مدیریت انسانی
مدیریت بازاریابی مدیریت مشارکتی معرفی کتب مدیریت مدیریت فناوری اطلاعات
مدیریت فقیه مدیریت دولتی مدیریت انگیزش مدیریت عمومی
دانشجوهای من مدیریت جهانگردی مدیریت و حسابداری مدیریت مالی و اقتصادی
مدیریت تغییر مدیریت فروش مدیریت صنعتی فناوری های روز مدیریت و رهبری مدیریت حمل و نقل مدیریت و کنترل پروژه مدیریت و تفکر سیستمی
مدیریت رفتار مدیریت بودجه مدیریت اجرایی مدیریت پزشکی مدیریت تکنولوژی مدیریت تربیت بدنی مدیریت دانش و دانایی مدیریت اداری و سیاسی
مدیریت زمان مدیریت اخلاق داستان مدیریت مدیریت بازرگانی مدیریت تطبیقی دانشمندان مدیریت مدیریت تولید و محصول مدیریت رسانه و ارتباطات
طنز مدیریتی مدیریت ریسک مدیریت فرهنگی جملات مدیریتی مدیریت جلسات نظریه های مدیریت مدیریت و مفاهیم نوین جامعه شناسی سازمان
مدیریت علوی مدیریت شهری مدیریت خلاقیت مدیریت بهره وری مدیریت اسلامی مدیریت فناوری نانو مدیریت و روش تحقیق روانشناسی کار و مدیریت
عکس و مکث مدیریت خانواده مدیریت عملکرد مدیریت کتابداری تجارت الکترونیکی مدیریت سازماندهی
هماهنگی در مدیریت مدیریت و مهندسی ارزش
مدیریت NGO مدیریت ساختار مدیریت استرس پژوهش عملیاتی
مهندسی مدیریت مدیریت روابط عمومی خلاصه کتب مدیریت مهندسی فناوری اطلاعات
ابیات برگزیده مدیریت تعاونی مدیریت گروه ها اصول سرپرستی مدیریت و تفکر ناب مدیریت ذهن و هوش
مدیریت تحول و توسعه مدیریت کیفیت و استاندارد
مدیریت زنان مدیریت بیمه مدیریت انرژی مدیریت جهانی مدیریت و مشاوره مدیریت تصمیم گیری مدیریت و برنامه ریزی مدیریت حقوق و دستمزد
آینده پژوهی مدیریت واردات مدیریت صادرات مقالات مدیر مسئول مدیریت و فقه اسلامی مصاحبه های مدیریتی مدیریت هزینه و درآمد کمال و بالندگی سازمان
Top